Managertoday 經理人

5大技巧,E-mail寄出不再「石沉大海」

2019-11-19 18:23:38
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-wjhGMionr3U/VFGuBfLoSqI/AAAAAAAAR4E/r7VqykkpH60/s720/ZZ008040.jpg
根據統計,上班族平均每天收發超過100封的電郵。 寄出的信要在破百的「競爭者」中脫穎而出,絕非易事,美國Bridgespan group合夥人凱蒂.史密斯(Katie Smith)在哈佛商業評論《Ha

根據統計,上班族平均每天收發超過100封的電郵。 寄出的信要在破百的「競爭者」中脫穎而出,絕非易事,美國Bridgespan group合夥人凱蒂.史密斯(Katie Smith)在哈佛商業評論《Harvard Business Review》中整理5大技巧,讓E-mail不會一寄出就「石沉大海」,而能「有出有回」。

1.  標題力求明確

標題是一封信的門面,攸關收件人要不要打開看裡頭的內容。除了要標明來信目的,也可以加上來信者名字、信件回覆最後期限等,讓收件人一目瞭然信件的「What-who-when」,能夠在短時間瀏覽後回覆。

2.  標出關鍵句子

好信件要讓收件人打開後就大致知道整封信的主旨和結構。可以將重要訊息放在第一句,並把信件中的關鍵句子加粗、縮排或標上箭頭等符號。

3. 內容簡潔易懂

信件內容的表達應簡單明瞭,可以多多使用收件人所屬職業的慣用語。若信件需要回覆,善用投票表格,做到讓對方只要「打勾」後寄出,就可以完成回覆。

4. 避開「塞車」時段

一天的開始或一周的第一天寄信是最多信件「衝」進信箱的時刻,如果不想在滿滿信件堆中「排隊等候」,就請在其他時段寄信,確保收件人能在第一時間收信並回應。

5. 擴大影響力

若想要讓收信人一看到信就不得不立刻回覆,直接找個「有力人士」連署簽名吧!也許是企業老闆或主管的署名,讓收信人一看到大名,就不敢稍稍怠慢,再忙也要立即回信。