[圖解]有效會議的技巧

最常見的多對多溝通，就是會議。許多人視開會為畏途，認為它效率低落；但為了讓所有團隊成員進入同樣情境，會議也有存在的必要。

會議要開得有價值，必須遵守幾個原則。《進階專案管理立即上手》（Managing Multiple Projects）指出，參與會議的人數愈少，溝通效率就愈高。太多人參與，反而會大幅降低生產率，以及降低與會者做出有意義貢獻的機會。

《實戰麥肯錫》一書建議，專案經理應在每次會議前，提出待討論事項，讓與會者能做好「提出或回答問題」的準備。最重要的是，務必要邀請重要的利害關係人參與，讓會議能徹底發揮解決問題及節省時間的功效。

隨著企業的全球化布局，許多專案團隊成員也散各國，開會得依靠視訊系統，還得克服時差，更增添了溝通的困難度。

（整理‧撰文 / 陳芳毓　審訂 / 吳念祖（資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長）　本文取材自特刊「 完全圖解 專案管工作術」）