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[圖解]有效會議的技巧

2019-11-19 03:04:44
Managertoday
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最常見的多對多溝通,就是會議。許多人視開會為畏途,認為它效率低落;但為了讓所有團隊成員進入同樣情境,會議也有存在的必要。   會議要開得有價值,必須遵守幾個原則。《進階

最常見的多對多溝通,就是會議。許多人視開會為畏途,認為它效率低落;但為了讓所有團隊成員進入同樣情境,會議也有存在的必要。

 

會議要開得有價值,必須遵守幾個原則。《進階專案管理立即上手》(Managing Multiple Projects)指出,參與會議的人數愈少,溝通效率就愈高。太多人參與,反而會大幅降低生產率,以及降低與會者做出有意義貢獻的機會。

 

《實戰麥肯錫》一書建議,專案經理應在每次會議前,提出待討論事項,讓與會者能做好「提出或回答問題」的準備。最重要的是,務必要邀請重要的利害關係人參與,讓會議能徹底發揮解決問題及節省時間的功效。

隨著企業的全球化布局,許多專案團隊成員也散各國,開會得依靠視訊系統,還得克服時差,更增添了溝通的困難度。

(整理‧撰文 / 陳芳毓 審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長) 本文取材自特刊「 完全圖解 專案管工作術」)