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專案溝通3守則

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根據《PMP摘金術》的分類,專案中常用的兩種溝通方式為書面和口頭:書面溝通包括電子郵件及各種紀錄,口頭溝通則包含日常對話和正式會議等。

《實戰麥肯錫》(The McKinsey Engagement)針對專案中的溝通,提出了3項守則:

守則1****:經常溝通。

在專案進行中,溝通是寧可多、不可少。尤其是壞消息,更要與每個人分享,因為那更需要參考別人的意見。

守則2****:專心傾聽。

知名管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Co.)提出了4個聆聽的訣竅,包括「在對方說話的當下,拋開自己的主題,不要打斷對方」「看著說話者,保持眼神接觸,把注意力放在對方身上」「透過語言或肢體動作,鼓勵對方」以及「討論對方的發言內容,予以總結、釋義,展現你對內容的了解」。最後,別忘了主動詢問尚未發表意見人士的想法,這對個性內向的團隊成員尤其重要。

守則3****:對事不對人。

討論過程中,較好的做法是把人與想法切開,只針對想法進行討論。

(整理‧撰文 / 陳芳毓 審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長) 本文取材自特刊「 完全圖解 專案管工作術」)

 

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