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富士全錄言行一致Live Office II進一步實踐永續承諾

2019-11-19 21:02:38
Managertoday
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<span style="color: #008000;">台灣富士全錄透過言行一致理念將Live Office升級進化,透過解決方案的多元應用,達到Smart Work-way、Superior S

台灣富士全錄透過言行一致理念將Live Office升級進化,透過解決方案的多元應用,達到Smart Work-way、Superior Service以及Sustainable Office的目的。

根據聯合國世界氣象組織的資料顯示,2012年北極圈海冰以創紀錄的速度融化,溫室效應導致極端氣候發生,去年不但是極高溫炎熱的一年,且受到海平面升高影響,世界各地陸續發生暴雨淹水情況。富士全錄深感企業營運與環保的密切關係,制訂「二○二○年溫室氣體減低目標」以實現永續經營,首先以精簡設備為訴求的「精實專案」開始,並以「言行一致」的方式,透過新世代節能商品的全面替換與推動無紙化行動方案,達到節能減碳。

降低超過30%成本 減少高達55%碳排放量

富士全錄表示,所謂「言行一致」是指建立一套解決客戶問題與服務機制,自身都先身體力行並實證,透過公司實踐過程,真正了解業務流程的潛在問題,進而發現客戶企業營運所面臨的問題點,並提供建議解決方案。

在二○一○年的「精實專案」階段,以設備合理化為主軸,將原先的三十六台事務機設備,減少到只有二十台。二○一一年隨著台北辦公室搬遷作業,以效率最佳化為重心進行第一階段言行一致,全面更新換用富士全錄的節能設備,再將辦公室設備數量縮減到十四台,追求進一步降低營運成本與減少碳排放量。過去三年來,台灣富士全錄在降低成本面上,由2010年的每月總成本483,283元,到2012年減少至336,450元,有效降低超過30%的成本。至於在文件處理的總頁數上,透過無紙化行動方案,減少印量與紙張輸出,從2010年的352,857張,三年後降低至225,631張。節能減碳效益則是從2010年的每月二氧化碳排放總量為2,125公斤,2012年降到1,114公斤,總體來說,降低了高達55%的碳排放量。

透過「3S」概念,落實言行一致更上一層

隨著個人資料保護法以及雲端服務的興起,台灣富士全錄在「實境展示」辦公室中,透過使用自有的設備與解決方案,以Smart Work-way、Superior Service以及Sustainable Office三大概念,落實第二階段的言行一致。

因應個人資料保護法實施後,富士全錄全面提升資訊安全,透過個資管理「跡」不可失的資安政策,延伸保護所有個人的資料,舉凡列印出來的紙本資料、手機簡訊、電子文件等,都在適用範圍。為全面符合法律規定,富士全錄為保護公司與客戶的重要資料,建制了一套完整的資訊安全解決方案,來防範營運風險的發生。除原有ApeosWare Management Suite的五大服務外,增設ApeosWare Image Log Service(AWILS)來控管多功能事務機的四大功能。當所有文件經複印、列印、傳真或掃描時,都可以藉由AWILS自動儲存為影像,接著透過文字辨識技術,將擷取的影像根據其工作資訊進行索引、編列及儲存,並執行強制註解。一旦發生資安危機,可透過後端所儲存影像的關鍵字或內容搜尋,追蹤並找出所洩漏的文件及其來源。舉例來說,當列印或傳真資料有「成本」等關鍵字,系統便可即時通報可能風險並隨時掌握機密資料的行蹤。

邁向行動化 實現雲端辦公室

此外,富士全錄也推出雲端服務解決方案,整合多樣的文件管理系統,建制一套可緊密銜接各式文件的流程,透過 DocuWorks、DocuShare 以及DocuFlow的結合,簡化繁複的處理過程,提供行動工作者一個文件處理整合平台,讓使用者不必拘束在辦公室,透過網路即可以讓工作者與客戶間在任何時間與地點,即時取得最新資訊,並在平台上共用、管理、編輯或列印文件,大幅提升工作效率。富士全錄透過免費公有雲及打造企業專屬私有雲,支援雲端列印,實現行動辦公室電子文件統一格式,開創全新工作型態。舉例來說,當業務部門同事外出拜訪A客戶,但B客戶傳真到公司給該同仁,此時系統即會自動掃瞄傳真到雲端,同仁可隨時上部門雲端擷取資料,而毋須回到辦公室才能拿到傳真。

在辦公室的範疇之外,數位印刷亦是富士全錄深耕的專業領域,除注重輸出的速度與品質,同時也要兼顧成本控管。富士全錄表示,過去為了降低印刷成本,皆委外由印刷廠印製,如此一來造成許多隱藏成本,如:透過電子郵件或電話溝通的隱形成本,還有加上物流時間、改版印刷所造成的庫存成本等,經年累月下來則是一筆可觀的開銷。為落實「言行一致」理念,利用Freeflow WebService 及數位印刷設備將展示空間規劃為Live CRD(企業文件輸出中心),實行快速少量印刷,滿足即需即印的需求,不但能提供客製化服務,在資料更新及改版時,亦可減少庫存浪費、有效降低隱藏成本,不實為一箭雙雕之計。

值得一提的是,富士全錄相當重視企業社會責任(CSR),雖非上市公司,但仍引用全球永續報告協會之GRI 3.1綱領主動撰寫永續經營報告書,展現保護環境、重視利害關係人以及永續經營的決心。

富士全錄認為,隨著環境改變,企業的辦公設備也要與時俱進,但堅持綠色環保永續經營的理念卻永不改變。為了達到「碳平衡目標」,富士全錄開發一系列的環保節能產品,並曾於日本創下連續12年榮獲節能大賞的記錄。且在國內法規尚未將複印機商品廢棄列入強制回收項目時,即率先實施報廢機拆解處理達成「零廢棄」,為業界表率。富士全錄順應世界潮流以身作則,從設備合理化、效能最佳化外,再進一步落實言行一致朝永續經營邁進,期盼透過Smart Work-way、Superior Service以及Sustainable Office的全方位多元應用,協助客戶提升企業競爭力並創造對環境更友善的營運模式。

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