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超效率時間筆記本

2019-12-14 10:02:55
Managertoday
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根據「任務大師」時間管理顧問公司創辦人茱莉‧摩根斯坦(Julie Morgenstern)的觀察,大家在時間管理上最常面臨的一項障礙,就在於看待時間的方式。 大多數人都把時間當做是無形

根據「任務大師」時間管理顧問公司創辦人茱莉‧摩根斯坦(Julie Morgenstern)的觀察,大家在時間管理上最常面臨的一項障礙,就在於看待時間的方式。

大多數人都把時間當做是無形的,但是,每天的時間並不是取之不盡、用之不竭的,換句話說,就像我們必須把一定數量的物品,塞進櫥櫃有限的空間裡一樣,我們同樣必須把各項工作,塞進時間有限的行程表裡。事實上,每天的時間就像是個容器一樣,是個有限的儲存單位。

而善用記事本,是做好時間管理最普遍、最有效的方法。

日本經濟學家野口悠紀雄設計出一種稱為「超整理手帳」的特殊筆記本——先拿幾張A4的紙對折再對折,然後把這幾張A4堆疊裝訂起來,每格代表一周的行程表或是筆記。使用這樣的記筆本有幾項好處:

  1. 可自行用電腦設計格式,並列印使用。

  2. 方便規畫長期的行程,展開後可以一次看見4周的行程表;如果把兩張行事曆黏起來,就可以安排8周的行程;在日本甚至推出了3~4張A4大小的內頁。

  3. 方便備份與存檔。由於使用的是A4規格,很容易就可以影印備份,在使用完畢之後也可以用市面上各種檔案夾存檔。

  4. 體積輕薄,方便攜帶。基本單位是一張紙,可以視需要隨時增添或減少,不必一次攜帶整年份的行程。

    另外也可以試著依自己的喜好調整記事本。要充分發揮記事本的效用,可以採用以下兩個方法:

  5. 如果使用的是紙本的筆記本,可以在「待完成」的工作上黏一張便利貼。這樣一來,等到工作完成之後,就可以把便利貼撕掉,或者轉貼在往後幾天的頁面上。

  6. 記事本也可以當做文件的管理工具。把必須保留下來的檔案一一歸檔,並在記事本裡記下自己的待辦事項與完成期限。有了合用的記事本跟幾個檔案夾,就可以把辦公桌整理得乾乾淨淨了。

    (摘自《大師輕鬆讀──別再看時間的臉色》,大師文化出版。整理/張鴻)

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