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[圖解]運用6W3H,系統化分析複雜工作

2019-11-12 17:12:41
Managertoday
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如何將複雜問題做全面性拆解? 面對龐雜的工作內容、不知從何做起時,6W3H提供了分析工作的有效架構,從9個思考基本面向切入,將複雜的工作有系統地拆解,幫助工作者制定有效的目標,檢查決策

如何將複雜問題做全面性拆解?

面對龐雜的工作內容、不知從何做起時,6W3H提供了分析工作的有效架構,從9個思考基本面向切入,將複雜的工作有系統地拆解,幫助工作者制定有效的目標,檢查決策規畫的周延性:

1.為何(why):確認問題,提出解決方案。(思考工作的主旨、目的、理由、期待效果)

慣用問句:為什麼有此現象(針對亟待解決的問題)?為什麼要這麼做(針對解決問題的解決方案)?

2.何事(what):訂定解決問題必須執行的工作項目。(思考具體的工作內容,確認每個事項都與why所提出的目標相符)

慣用問句:為解決現狀與理想的差距,該做什麼事?需要準備些什麼?

3.何時(when):訂定各項工作的完成期限。(開始日、截止日、執行期間等)

慣用問句:什麼時候開始?什麼時候完成?什麼時機最適合?

4.何地(where):決定執行工作項目的地點。

慣用問句:在什麼地方進行這項工作較為適當?(包括實際的地點、市場區隔、流通管道等)

5.誰(who):確認工作的執行者、配合者與監督者。(需要單一成員、部門或組成專案小組等)

慣用問句:由誰執行?由誰配合?由誰監督流程與驗收?

6.為誰(whom):目標顧客的特徵與形象是什麼?(訴求對象、客戶等)

慣用問句:為了誰而做?

7.如何做(how):決定執行工作項目的具體流程。(可反覆追問,例如「提高營業額→how→拓展銷售管道→how→增開新店面」)

慣用問句:如何進行?如何提升效率?

8.多少錢(how much):評估查核投入成本、回收效益。(指金錢方面的預算、經費、價格等)

慣用問句:投入多少成本(原料、設備)?回收多少效益(利潤、投資報酬率等)?

9.多少(how many):評估查核投入成本、回收效益。(非金錢的人數、次數、數量等)

慣用問句:投入多少成本(人力、外在資源等)?回收多少效益(產出數量、服務水準等)?

6W3H的思考流程其實可分為3個層次,其中why、what、when、where、who、whom主要用於規畫面,讓工作者的問題意識更完整、清晰;how主要用於思考執行方案,強化工作者的目的意識;而how much、how many則用於評估成本效益,避免目標設定超出能力所及。

               

(整理‧撰文 /  張鴻、謝明彧 本文取材自特刊「一張表格,解決所有工作難題」)