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南山人壽圓臻通訊處經理林意珍:3本行事曆,自我管理、帶領團隊

2019-11-13 10:58:10
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採訪‧撰文 / 韋惟珊  編輯 / 陳清稱 「規畫行事曆的目的,是為了找出什麼事只有我能做。」每到年底,南山人壽圓臻通訊處經理林意珍都會精心挑選新的行事曆「入閣」,做為明年的行動規畫手

採訪‧撰文 / 韋惟珊  編輯 / 陳清稱

「規畫行事曆的目的,是為了找出什麼事只有我能做。」每到年底,南山人壽圓臻通訊處經理林意珍都會精心挑選新的行事曆「入閣」,做為明年的行動規畫手冊。

「以前我是別人送什麼行事曆就用什麼,但是用到一半,就會發現另外一本更好……」於是,為了避免自己事後懊惱、喜新厭舊,林意珍學會了事先規畫自己想要記錄的事項,再尋找符合大小與規格的行事曆,漸漸地發展成獨特的「3本行事曆管理法」──隨身記事、活動量管理與會議面談。

如今,林意珍的工作繁忙、身分多元,不僅要服務近千名保戶、管理團隊,同時還在天津南開大學攻讀博士,她的3本行事曆,幫助她找出應該採取的行動,一一達成目標。

 

隨身行事曆,管理行程與目標

自從當上主管以後,林意珍自覺「不能再像年輕人那樣,總是拎著大包包上班」,所以她那本有著漂亮插畫外皮的「隨身行事曆」,尺寸小巧好拿,方便攜帶,也能放進小包包裡。

比起許多人依靠記憶事後回想,林意珍相信白紙黑字更為可靠。無論是重大會議、外部邀訪和客戶邀約,有任何更動,她都會記在隨身行事曆裡,避免遺忘重要行程。

如果碰到不方便拿出行事曆的情況,例如開車時接到客戶緊急更改簽約時間,她也會先寫在隨身攜帶的便利貼上,事後再轉貼到隨身行事曆中。

除了用來管理行程,林意珍還刻意在隨身記事本上留下大量的空白頁,利用圖示和心智圖法(mind mapping),將每個月的目標分類,包含服務客戶、業績、增員(增加部屬)、個人興趣、旅行等,再推展出具體的目標數字,據以規畫每個月的行動。

這個做法不但讓林意珍可以同步落實個人理想與工作目標,也可以透過時時翻看心智圖,確保所有行動沒有偏離自己想達成的目標和夢想。

 

活動量管理手冊,將目標化為行動

南山人壽總公司設計的「活動量管理手冊」,是林意珍的第二法寶。這本手冊以季為單位,要求使用者按照目標設定、工作日誌和成果檢視來填寫。

例如,在每一季初,先分析該賺多少錢,才能滿足自己當季的花費和儲蓄需求;接著,據此計算自己必須達到的保單成交件數;最後,再推算在成交之前,必須交遞的資料、電話約訪、和客戶見面等活動次數,就能了解每一天應該做的業務行動。

這本活動量管理手冊最特別的地方在於,使用者必須將每天從事的業務活動分類,並計算對應的得分,例如,新增準客戶與約訪各得1分,初次面談可得2分,到收取保費則可得5分。如果將一個月的業績獎金除以當月得分,業務員就可以知道當自己努力了1分,可以換取多少獎金,更容易激勵他們主動安排更多的業務活動。

每天早上,林意珍都會撥出15分鐘,和轄下業務員一起檢視手冊紀錄,藉機觀察業務員的強弱項。「如果發現有人的行程都是約訪,卻沒有進展到初次面談,表示他可能不太會用電話邀約。」這時,林意珍便會再加強訓練,並提供協助,確保所有人都能朝向目標前進。

 

會議面談紀錄,建立團隊共識

林意珍的第三個法寶,是擺在辦公桌上、一本A4尺寸大小的行事曆,專門記錄與每個人談話的要點和晨課內容。

「別人在講話時,你一邊抄寫筆記,對方會認為你很重視他。」而這份會談紀錄不僅為林意珍贏得他人信任,也做為管理團隊的工具,如果未來雙方認知出現落差,便可以拿出這份紀錄,還原當時的情況。

除了紙本工具外,林意珍也使用手機、平板電腦和筆記型電腦支援行程管理。若是一整天都必須待在辦公室時,她便會將會議活動和細節全部輸入電腦,紙本行事曆只註明「在辦公室」,以節省填寫空間。

「每天看著行事曆,都覺得自己怎麼這麼厲害,做了這麼多事情!」使用行事曆近20年,每一本紀錄對林意珍來說都像是智慧寶庫,造就今天的自己。

 

林意珍的3本行事曆管理法

依照不同規畫和目的,選擇不同形式和大小的行事曆,發展出在不同時機運用的3本行事曆管理法。

在隨身記事本中,用心智圖畫出月目標和行動方向,兼顧工作目標和個人學習計畫,確保行動不偏離想要的方向。

每天將行程分類計算數量和評分。一個月後把總分對照業績獎金,就能明瞭一分努力換來多少成果。

 

林意珍

南山人壽圓臻通訊處經理。現為MDRT(Million Dollar Round Table)美國百萬圓桌會員之一。2012年獲得現代保險教育事務基金會頒發「保險信望愛」個人類最佳專業顧問獎。

 

 

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(本文摘自2013年11月號《經理人月刊》「向失敗學習贏的法則!」,更多內容請參閱本期《經理人月刊》。尊重智慧財產權,如需轉載請註明資料來源:《經理人月刊》第108期 www.managertoday.com.tw)