Managertoday 經理人

到手的事立刻處理,小事馬上解決,保持桌面淨空

2019-11-12 01:44:05
Managertoday
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整理‧撰文 / 張良姿  編輯 / 齊立文  攝影 / 賀大新 <span style="color: #0000ff;">你的辦公桌面是否堆滿了待辦文件,然後總是嚷嚷著時間不夠用?或是

整理‧撰文 / 張良姿  編輯 / 齊立文  攝影 / 賀大新

你的辦公桌面是否堆滿了待辦文件,然後總是嚷嚷著時間不夠用?或是看到信箱裡有幾封e-mail急著要你回覆意見,你心想「等一下再處理」,就順手又點開了別的網頁?

其實,「事情做不完」「該做的事情堆得像山一樣高」的窘境,很多時候是自己造成的,因為人多半會自動延遲「不急」「不重要」的工作,優先處理緊急又重要的事,日積月累就把不急也不重要的事,拖過了最後期限,變成了很急迫的事。

為了避免這樣的狀況,解決辦法之一就是,把重要度低的事情「當場處理掉」,花個5分鐘、10分鐘,就能讓待辦事項減少好幾件。

前惠普(HP)台灣區營運總部董事長黃河明每天不管加班到多晚,都一定會先把公文處理好,並在下班前把桌面收拾乾淨。他認為,這個簡單的動作可以幫助他脫離加班的日子,而且在第二天上班時,也會因為看到淨空的桌面,立刻進入工作狀態,不讓昨天沒做完的工作,成為當天的心理負擔。

城邦出版集團首席執行長何飛鵬則是認為,凡是「重要的工作」,不做永遠是下策,效率值是零,而既然早做、晚做都是要做,不如早一點行動。他還建議,可以像切水果一樣,先劃開一刀,做個5分鐘試試看,就能具體判斷事情的難易程度,評估所需的工作時間,然後找出合適的工作空檔迅速完成。

學習把小事情馬上做完,就能防止一邊工作一邊想著還有什麼事情沒有處理,讓自己能更專心在需要長時間思考的重要事情上,提高工作效率。

 

CEO****這樣做

徐重仁 商業發展研究院董事長:把工作分散、時間分散

徐重仁隨時可以批公文,祕書傳的訊息也會馬上回覆,不會擱很久。即使人已經下班,或許在山上、在車上,甚至是在旅途中,他隨時都能處理工作。

可別以為他無時無刻都在工作,他只是把工作分散、時間分散,讓自己可以任意切換到不同的情境與心境,不會覺得壓力很大。

艾森豪四分法,快速處理文件

前美國總統艾森豪(Dwight Eisenhower)將文件分成4種類型,方便立即判斷、劃分文件的類型,以決定處理的優先順序與方式,從不拖延公文。

1.****要丟棄的文件

一眼就能辨識要丟掉的文件,可歸在此類,或直接扔進垃圾桶。

2.****要交給別人的文件

要交給部屬處理或要向主管報告的文件,都分在這一類。然後,直接給當事人。

3.****重要、緊急的文件

有必要保存的文件,像是合作契約。

4.****需要回覆的信件

凡需要回覆、還沒看過的文件,都歸類在這裡。資料來源:《史上最強整裡術》,商周出版

(本文摘自2014年1月號《經理人月刊》「成功CEO的26個習慣」,更多內容請參閱本期《經理人月刊》。尊重智慧財產權,如需轉載請註明資料來源:《經理人月刊》第110期 www.managertoday.com.tw)

 

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