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7步驟做好工作規畫,搭出達標的行動階梯

2019-11-18 07:08:04
Managertoday
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整理‧撰文 / 謝明彧 目標管理的第一步,就是學會如何做好工作規畫。日本工作術專家齋藤孝對此做了一個很傳神的比喻:工作規畫就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間,建立起一道「階梯」,透過拆解

整理‧撰文 / 謝明彧

目標管理的第一步,就是學會如何做好工作規畫。日本工作術專家齋藤孝對此做了一個很傳神的比喻:工作規畫就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間,建立起一道「階梯」,透過拆解工作流程,帶領自己一步一步走向終點。用階梯做比喻,有著3重意義:

一是唯有每一階與每一階確實銜接,才構成階梯。因此,沿著階梯前進時,沿途中若有任何一階踩空了,便可以立即察覺執行步驟的設計有所疏漏,及時修正,讓工作執行不至於中斷。

二是階梯的每一階,都必定是雙腳可以跨上的高度與距離。這意味著,想要實現目標,切割工作流程時,必須確保每一個細分的作業項目,都是可以被確實完成的大小與份量。

三是階梯能讓距離遠近變得明確,每當躍過一階,都可以測量自己距離目標又近了一步。這種可以具體感受到的「進展」,將可為自己帶來更大的成就感及幹勁:只要再往前一步、再往前一步……就快要抵達終點了。

至於如何將目標拆解成明確可執行的細部作業,不同專家對於流程的劃分與切割或許見解不同,但大抵都會涵蓋以下3個概念:對目標方針的確認、對執行作業的細分,以及對時間的安排與掌控。

畢竟,過程安排得再縝密、時間掐得再怎麼緊,方向錯了也是徒勞無功;目標再怎麼遠大、執行得多麼漂亮,時程延遲了也是枉然。
以此為基礎,目標規畫與執行大致可拆解為7個步驟:1.制定明確目標→2.拆解作業流程→3.排定優先順序→4.委派分配任務→5.精準掌握時程→6.找出風險因子→7.總結檢討改善。

這7道步驟構成了一個目標管理與改善的循環,唯有完整走完整個流程,並將每一次經驗做為下一次改善的起點,才能讓做事方法愈來愈精進,晉升思緒明晰、從容自信的工作達人。

本文摘自《經理人特刊》「目標管理工作術」
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