「開會不是為了『報告』事情而開，應該是為了『討論』事情而開的！」日本人氣講師生田洋介在《問話的技術》中強調，大家之所以討厭開會，多是因為覺得開會暨浪費時間又沒有成果，成為無聊的報告大會。然而，每次開會都耗費了許多人力與時間成本，因此想要成為同事心目中有領導力的人，甚至成為值得信賴的主管，就必須在開會中展現自己的領導統合力，引導大家發表想法，才能在最短時間內帶出討論、做出結論。。

弊病1「會議開一開變成大家在閒聊」

→ 破除：4個問題直接引導討論流程

你一定遇過那種「開一開卻變成生活分享與心得閒聊」的會，開了1個小時，結果卻都是言不及義。主管在會議一開始，就要設定清楚的目標和主要任務；會議中，請要依照以下四個問題，詢問並引導大家思考、討論，這種會議才有意義：

1.問題出在哪？
2.造成問題的原因為何？
3.為解決問題，哪些事情是可行的？
4.現在應該做些什麼？
 

弊病2「會議變成某個人一言堂講不停」

→ 破除：分配每個人擔任不同角色

會議另一個常態是「某些人講個不停，另外一群人從頭到尾都沒發聲」，主管要展現領導力，就要做到「全員參與的公平性」，想提高討論品質，方法就是「為每個人設定角色」。

例如在主要報告者外，另設定「反對意見角色」，必須大膽提出和主流意見不同觀點；「負責點名角色」，觀察所有人發言狀況，提醒未發言者說話；「細部觀察員」，注意每個人對議題的正負反應；「大觀點觀察員」，記錄重要的觀點等等，如此就能激起討論熱度。

弊病3「會議討論太過激烈結果主軸偏離」

→ 破除：「該怎麼做才能？」用問句當開會主題

很多會議即使已經決定主題，但因為無法隨時注意大家的發言，最後一陣言語交鋒後，只留下一句「你剛說什麼？」的疑問。要讓討論聚焦不歪掉，首先在大家都看得見的地方（如白板上），寫下會議議題與討論主題；接著則是最重要秘訣：把主題變成「問句」，寫成「該怎麼做才能……？」。

例如開會主題是討論「網站行銷」，一般會寫成「網站行銷大作戰」「增加會員作戰計畫」。但由於人有「聽到問題就會想回答」的本能，不如寫成「怎麼做才能增加會員數？」「要怎麼做才能達到最大宣傳效果呢？」比較能讓大家大腦動起來。一個小改變，就能拓展更多創意。

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