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沒有討論、只有主管一直講的會議,不如別開!

2019-11-22 04:46:45
Managertoday
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「開會不是為了『報告』事情而開,應該是為了『討論』事情而開的!」日本人氣講師生田洋介在《問話的技術》中強調,大家之所以討厭開會,多是因為覺得開會暨浪費時間又沒有成果,成為無聊的報告大會。然而,每次開會

「開會不是為了『報告』事情而開,應該是為了『討論』事情而開的!」日本人氣講師生田洋介在《問話的技術》中強調,大家之所以討厭開會,多是因為覺得開會暨浪費時間又沒有成果,成為無聊的報告大會。然而,每次開會都耗費了許多人力與時間成本,因此想要成為同事心目中有領導力的人,甚至成為值得信賴的主管,就必須在開會中展現自己的領導統合力,引導大家發表想法,才能在最短時間內帶出討論、做出結論。。

弊病1「會議開一開變成大家在閒聊」

→ 破除:4個問題直接引導討論流程

你一定遇過那種「開一開卻變成生活分享與心得閒聊」的會,開了1個小時,結果卻都是言不及義。主管在會議一開始,就要設定清楚的目標和主要任務;會議中,請要依照以下四個問題,詢問並引導大家思考、討論,這種會議才有意義:

1.問題出在哪?
2.造成問題的原因為何?
3.為解決問題,哪些事情是可行的?
4.現在應該做些什麼?
 

弊病2「會議變成某個人一言堂講不停」

→ 破除:分配每個人擔任不同角色

會議另一個常態是「某些人講個不停,另外一群人從頭到尾都沒發聲」,主管要展現領導力,就要做到「全員參與的公平性」,想提高討論品質,方法就是「為每個人設定角色」。

例如在主要報告者外,另設定「反對意見角色」,必須大膽提出和主流意見不同觀點;「負責點名角色」,觀察所有人發言狀況,提醒未發言者說話;「細部觀察員」,注意每個人對議題的正負反應;「大觀點觀察員」,記錄重要的觀點等等,如此就能激起討論熱度。

弊病3「會議討論太過激烈結果主軸偏離」

→ 破除:「該怎麼做才能?」用問句當開會主題

很多會議即使已經決定主題,但因為無法隨時注意大家的發言,最後一陣言語交鋒後,只留下一句「你剛說什麼?」的疑問。要讓討論聚焦不歪掉,首先在大家都看得見的地方(如白板上),寫下會議議題與討論主題;接著則是最重要秘訣:把主題變成「問句」,寫成「該怎麼做才能……?」。

例如開會主題是討論「網站行銷」,一般會寫成「網站行銷大作戰」「增加會員作戰計畫」。但由於人有「聽到問題就會想回答」的本能,不如寫成「怎麼做才能增加會員數?」「要怎麼做才能達到最大宣傳效果呢?」比較能讓大家大腦動起來。一個小改變,就能拓展更多創意。

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