Managertoday 經理人

表格工作術 ,再忙亂也不出錯

2019-11-14 06:00:33
Managertoday
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奧地利偏遠山區,一名小女孩墜入結冰的池塘,半小時後被救起,沒有心跳、呼吸,當地醫療團隊憑藉著「檢查表」(checklist),在醫療設備極度欠缺下,30分鐘內執行上千個步驟,最後成功救回小女孩;日本現

奧地利偏遠山區,一名小女孩墜入結冰的池塘,半小時後被救起,沒有心跳、呼吸,當地醫療團隊憑藉著「檢查表」(checklist),在醫療設備極度欠缺下,30分鐘內執行上千個步驟,最後成功救回小女孩;日本現場管理大師三木雄信透過繪製「工作分解圖」,協助許多主管確立目標與任務、建立管理點,讓主管釐清部門功能與不同階層的關鍵績效,建立高效團隊、將工作減少40%,效率與績效反而大幅提升,不再整天忙得團團轉;專案經理人使用「甘特圖」(Gantt chart)控制專案進度、安排各項工作,讓專案經理人掌握預期進度與實際狀況間的落差,及早發現造成專案延遲的問題所在,並加以改善,如期完成複雜任務。

這群分屬於不同領域的專業工作者,都使用「圖表」做為思考與溝通的工具,並且獲得超出預期的成果。

從例行公事中解放,創造更高價值

為何圖表具有如此強大的功效?原因很簡單,因為知識愈來愈複雜、分工愈來愈細緻,而人的時間有限、注意力也有限,一忙一亂,就會忘、就會漏。就好像收拾明天要出國用的行李,如果臨時才一邊想一邊收,難免掛一漏萬,但是如果事先就寫好一張檢查表,按表操課就好,快又有效。

《模式化工作術》作者信太明指出,職場工作者每天都必須面對許多例行事務與瑣事,仔細分析,其中有高達75%的工作,其實都可以「模式化」(template),也就是建立範本的概念,事先把重要的格式、基本的資訊建立起來,就可以節省時間、加快工作節奏。

擅長使用模式化工作的人,往往可以發揮80/20法則的效益,只需花25%的時間在75%的例行事務上,而其餘75%時間,就可以用於25%可創造高附加價值的工作上,讓自己成為高效能的工作者。

反之,不懂得善用模式化工作的人,面對例行事務與瑣事時,每次都要從零開始,耗費大量時間在那些已經被重複做過好幾次的工作,導致時間不夠用、效能低落。

採用模式化工作還可提高正確性,毫無遺漏地完成工作,甚至將自己的工作交給別人處理,也不會出錯。

例如,將提案企畫表、一周計畫表等事先格式化,等到要用時再拿出來複製套用,若是遇上與過去狀況不同時,也只需要以製作好的圖表再加以修改即可,遠比每次都要從零開始來得更正確、迅速。

嚴格來說,複製格式最大的效力其實是複製「最佳實務」(best practice),讓企業中過去只有少數人才能從事的高附加價值工作,經過分析、整理加以模式化後,就能成為任何人都可以勝任的工作。

例如,將公司內超業的工作祕訣,或是將只有資深業務才知道的客戶訊息,透過日報表、客戶調查表等,將關鍵訊息分享給公司內所有人,就算是菜鳥業務也能迅即上手。(參見【圖表】)

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建立工作圖表範本,效率大提升

「記錄,是將工作模式化的第一步。」信太明說明,工作者可將過去的經驗(不論失敗或成功)與數據資料保存下來,依5W2H原則釐清「工作目的」,再將「達成目的的要素」按照時間序列或大中小分類,最後將分類的項目寫成檢查表或手冊,分別填入有效的方法、注意事項等自己經歷過,或錄保存下來的見解與訣竅,就可以形成「○○工作的圖表範本」。

信太明指出,將工作模式化過程雖然會耗費時間,但只要一建立好範本,便可在日後大幅提升工作效率。

《A4一枚工作術》作者三木雄信則提醒,不論是哪一種圖表,都必須包含「目的」「該做的事」與「期限」3個要素。例如,在會議通知表中,會議目的欄裡寫「追蹤第一季目標與現況落差」,就比「有關新商品」來得明確許多,可以明確提醒與會者在開會前,準備好與第一季業績相關的資料。

不論是職場老手或剛入行的新鮮人,三木強調,運用圖表將工作化繁為簡的技巧,任何人都能輕鬆學會、上手。