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3步驟做出迷人簡報:寫下訊息→故事化→製作簡報

2019-11-13 05:47:49
Managertoday
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整理 / 陳清稱 接獲主管交付製作提案簡報時,你是一頭栽進簡報內容製作,想到哪做到哪,最後才將零散的投影片勉強串成一個主題;還是先想清楚要說的訊息主題為何,再蒐集資料,擬定清楚的故事與結構

整理 / 陳清稱

接獲主管交付製作提案簡報時,你是一頭栽進簡報內容製作,想到哪做到哪,最後才將零散的投影片勉強串成一個主題;還是先想清楚要說的訊息主題為何,再蒐集資料,擬定清楚的故事與結構後,再開始製作簡報?

《外商顧問公司的超強簡報術》作者山口周指出,一份精彩的簡報必須從寫下「真心想說的話」開始,而不是直接打開電腦製作簡報,製作簡報時,花在訊息蒐集與故事化的時間最好能占整體的7成。

山口周強調,製作簡報正確順序應為:寫下「真心想說的話」、蒐集資料後,再依照「事實(現象)→背景→解決方式」結構,將所蒐集到的訊息組成故事,並在提出「結論」的同時列舉出「理由」來,等到完成上述兩個階段工作後,便可以開始製作簡報,將這些訊息填入簡報內容架構中。

如此一來,你所提出的簡報便可以前後呼應,在極短的時間中說服客戶(或主管)。

×****製作簡報錯誤順序:製作簡報→寫下訊息→故事化

接獲任務後,直接打開電腦製作簡報,再從簡報內容中尋找可以當成訊息的例子,最後才想辦法把整個簡報編成一個故事,結果造成很多投影片內容與所要傳達的訊息主題無關。

○ 製作簡報正確順序:寫下訊息→故事化→製作簡報

先寫下你想說的訊息、蒐集相關資料,把這些內容整理成容易理解的故事,再將這些訊息填入你的簡報架構裡,讓所有投影片內容都能呼應你想說的訊息主題。

(本文取材自《外商顧問公司的超強簡報術》,究竟出版。)

圖片來源 / juhansonin via Flickr, CC licensed