整理 / 陳清稱

接獲主管交付製作提案簡報時，你是一頭栽進簡報內容製作，想到哪做到哪，最後才將零散的投影片勉強串成一個主題；還是先想清楚要說的訊息主題為何，再蒐集資料，擬定清楚的故事與結構後，再開始製作簡報？

《外商顧問公司的超強簡報術》作者山口周指出，一份精彩的簡報必須從寫下「真心想說的話」開始，而不是直接打開電腦製作簡報，製作簡報時，花在訊息蒐集與故事化的時間最好能占整體的7成。

山口周強調，製作簡報正確順序應為：寫下「真心想說的話」、蒐集資料後，再依照「事實（現象）→背景→解決方式」結構，將所蒐集到的訊息組成故事，並在提出「結論」的同時列舉出「理由」來，等到完成上述兩個階段工作後，便可以開始製作簡報，將這些訊息填入簡報內容架構中。

如此一來，你所提出的簡報便可以前後呼應，在極短的時間中說服客戶（或主管）。

×****製作簡報錯誤順序：製作簡報→寫下訊息→故事化

接獲任務後，直接打開電腦製作簡報，再從簡報內容中尋找可以當成訊息的例子，最後才想辦法把整個簡報編成一個故事，結果造成很多投影片內容與所要傳達的訊息主題無關。

○ 製作簡報正確順序：寫下訊息→故事化→製作簡報

先寫下你想說的訊息、蒐集相關資料，把這些內容整理成容易理解的故事，再將這些訊息填入你的簡報架構裡，讓所有投影片內容都能呼應你想說的訊息主題。

（本文取材自《外商顧問公司的超強簡報術》，究竟出版。）

圖片來源 / juhansonin via Flickr, CC licensed