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按部就班,開個超優的會議

2019-10-19 09:41:21
Managertoday
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《超優的會議業》一書探討的是,只要改變開會方法,就能在短期內改變企業。 大橋禪太郎主張,會議是讓大家思考怎麼做才會更好、而非為什麼會失敗,是一個集體思考的場所。 他主張以下的步驟可以讓

《超優的會議業》一書探討的是,只要改變開會方法,就能在短期內改變企業。
大橋禪太郎主張,會議是讓大家思考怎麼做才會更好、而非為什麼會失敗,是一個集體思考的場所。
他主張以下的步驟可以讓企業開超優的會議。

會議前的準備
步驟1:寫下自己做得好的3項事情。
步驟2:讓大家用5秒的時間寫下「○○年○○月○○日前,可以達成目標成為△△」。
步驟3:為達成上述的目標,將必須管理的事情逐項條列,同時列名如果請哪位同事來,可以有助於目標的達成。

**會議開始 **
步驟4:請與會者發表3項「自己做得好的事情」,發表之後開始開會。
步驟5:將「會議中想得到的結果」寫下來並發表。
步驟6:寫下「會妨礙結果的問題與擔心」,然後換一種語法寫下「如果怎麼做會比較好」。
步驟7:寫下「無法說出來的問題」,然後換一種語法寫下「如果怎麼做會比較好」。
步驟8:寫下「對你而言,什麼是殘酷的事實」。
步驟9:請全體參加「戰略的聚焦」(寫下日期與目標),會議的成員互相認知彼此的目標與承諾自己可以做到。
步驟10:決定6個與達到目標的必要領域,然後將全員的目標整合成一個圖,將每個領域填入這個領域中最能協助達成目標的負責人名字。
步驟11:將各領域負責人與他們各自能協助的工作事項寫在一張表單上之後,接下來至少每星期固定召開進度確認會議。
步驟12:最後,請大家寫下「現在開始一個月的目標」並發表。

議題的寫法
一般會議主題都相當的制式,例如上月業績報告;新店鋪的推展近況;近來客訴的處理等等。 我們不妨將它們改成:
1. 要怎麼做,才能將本月業績提升?
2. 要怎麼做,才能讓新店鋪成功?
3. 要怎麼做,才能在即使遭客戶投訴之後,依舊獲得顧客喜愛?
最糟糕的說法是在會議一開始,追問連串的「為什麼」:為什麼這個月的業績這麼差?
為什麼把新店鋪搞爛?為什麼你們把顧客弄得抱怨連連?
這樣一來,大家都只會說業績無法提升、或是店鋪做不起來、或是顧客難伺候的種種理由,因此,用「怎麼做會更好」的角度才能真正達到共識。