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工作別太用力!你該學學這5個聰明工作法

2019-11-19 18:12:30
Managertoday
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編譯‧整理 / 馬安奇 為什麼你努力善用每分每秒,卻永遠有做不完的事情?為什麼有人能夠日理萬機,卻還是精力無限?想擺脫窮忙又毫無品質的生活,你應該立刻實踐以下5項聰明工作法:

編譯‧整理 / 馬安奇

為什麼你努力善用每分每秒,卻永遠有做不完的事情?為什麼有人能夠日理萬機,卻還是精力無限?想擺脫窮忙又毫無品質的生活,你應該立刻實踐以下5項聰明工作法:

1. 每天最多做三件事

請拿出你落落長的待辦清單,圈出最重要的一~三件事,然後給自己一天的時間,卯足全力解決它!你不需要因為還有很多事要做而焦慮,只需要專注今天、當下、以及最重要的問題。

《與成功有約》作者史蒂芬.柯維(Stephen Covey)曾說,傳統時間管理思維容易讓人陷入與時間賽跑的惡性循環,成為想在最短時間內做最多事的「急迫性偏執狂」,但如果把時間看成是一個罐子,重要的事看成大石頭,想要順利填滿整個罐子,你應該先放入大石頭,再依序填入小石頭、沙粒和水。

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因此,試著把自己的待辦事項重新組合,依照重要程度分成高、中、低三種層次,「最重要的事」今天解決,例如完成企畫;「次要的事」本週完成,例如顧客感謝函;「沒那麼重要的事」,有空再做吧,例如上網申請會員註冊。

2. 以結果為導向衡量工作進度

許多人努力擠出更多時間塞入更多事情,但回顧成果時,才發現實際進展有限,這是因為你只注意創造更多時間,卻忘了想辦法提高效能。試著把大計畫拆解成眾多小項目,讓你的忙碌成果一目瞭然。

3. 記錄生活習慣,揪出時間小偷

如同記帳軟體可以呈現每月各項支出的比例,你也應該記下自己如何運用24小時,也許你會發現,真正用在工作的時間遠比你想像中的低。甚至每天花極少的時間接收新訊息,但你依然忙碌,因為逗留社群軟體的放鬆時間,取代了你研究該如何提升工作效率的思考時間。

假如你的工作和休閒時間都重度依賴網路,可用些小工具追蹤自己的時間運用,例如安裝RescueTime軟體。

4. 建立「準備動工」的日常規律

每日開工時總是有拖延習慣的人,往往浪費了美好早晨。請建立你專屬的觸發工具,用規律讓身體自然而然地進入工作狀態。舉例來說,當你播放古典樂進行曲時,強迫自己關掉正在瀏覽的社交網頁,啟動工作模式。

當然,如果你假日的生活規律跟週間差不多,開工時你就能更快進入狀況,例如都用一杯咖啡,提醒自己思考今日最重要的事,喝完咖啡之後,你已經準備好付諸實踐。

Twitter和Square聯合創始人傑克.多爾西(Jack Dorsey)這樣設定他的工作規律:星期一「管理公司」,週二「產品」,星期三「行銷、溝通與成長」,星期四「研發與合作夥伴」,星期五「公司文化與招聘」。如此一來,即使臨時有事打擾,他也能立刻回神,專心處理今日要務。

5. 養成幫助你停下工作的習慣

培養工作規律有助於運用時間,停止工作也是如此。你應該為自己設定停工時間,以免無止盡地繼續瞎忙。例如,午餐前必須完成一件最重要的事,或者跟朋友約頓晚餐,強迫自己提高工作效率順利赴約。這些正向獎勵也會使你抱著期待愉快工作。

Twitter執行長依凡.威廉斯(Evan Williams)原本都在早上去健身,但他發現自己早上效率最好,之後逐漸下滑;於是他把時間規畫切成兩半,早上專心工作、中午去運動;或者傍晚運動前要完成今日任務,結果每個時段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。

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資料來源 / Business InsiderBuffer
圖片來源 /  Steve A Johnson via Flickr, CC Licensed