Managertoday 經理人

三句話就能改造會議!恍神、離題、沒結論,OUT!

2019-11-20 04:10:43
Managertoday
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與會者中,是否有人說的話總是不知所云呢? 比方說:「課長,有件事情想跟您報告,客戶要求○○規格,但這是特殊規格,所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作,技術部說『為什麼需要那種規格?』

與會者中,是否有人說的話總是不知所云呢?

比方說:「課長,有件事情想跟您報告,客戶要求○○規格,但這是特殊規格,所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作,技術部說『為什麼需要那種規格?』,所以我將技術部的疑問再次打電話轉達給客戶進行確認,表明我已經確實把客戶需求傳達給公司技術部門,不過,也請客戶看看能不能用我們公司已有的一般品取代特殊品,雖然,我向客戶說無論如何公司已經就特殊規格進行討論,不過又出現了交貨日期的問題,如果可以的話,是否能夠請課長向技術部門的王課長拜託一下呢?」

其實,這種問題還不嚴重,不過,就是有人的發言內容,有時是電子郵件的文章,就像上述例子一般完全沒有使用標點符號的句點(。),很難讓人理解重點究竟是什麼。

如果在團隊裡出現有這樣的溝通,團隊合作應該也是有問題的。為什麼?說不清楚也講不明白,匆忙之間也不修飾發言內容,想要從中有新的發想也很難吧?讓發言內容活起來,這才是所謂的團隊合作吧?

該怎麼做,才能將這種很難理解的發言內容,變身為「說清楚、講明白、容易了解」的發言呢?

請務必記住以下的三個接續詞,並在開會發言時加以應用。當然,不僅是開會時做這樣的訓練,日常會話當中也請多多活用。如此一來,溝通變得容易理解,能夠讓團隊成員相互腦力激盪。這三個接續詞分別是:
1. 原因是
2.方法是
3.具體來說

1.「原因是」:表現原因和結果的接續詞

比方說,「客戶希望能夠做到△△,於是我做出○○提案」,將以上的發言,試著以具有因果關係的說法:「我對客戶做出○○提案,原因是(=因為)客戶希望能夠做到△△。」

2.「方法是」:表現目的和方法的接續詞

比方說,「為了成為讓客戶更加感動的業務員,透過更多的拜訪蒐集客戶個人資料,進一步成為服務顧客時的依據」。將上述發言內容試著變成連結「目的和方法」 的說法:「為了成為讓客戶更加感動的業務員,方法是(=所以)透過拜訪蒐集客戶的個人資料,以能在服務顧客時有所依據,所以想要做這項提案。」

3.「具體來說」:是將發言內容具象化的接續詞

比方說,「為了增加團隊的溝通力,先定期聚餐,或者在固定時間、固定場所召集大家一起打掃,有必要找個時間地點讓大家自然而然交流」,將上述發言試著變成具體的說法:「首先,增加團隊成員之間的溝通量,大家覺得這個意見如何?這麼一來,有必要找個場所方便大家交流。具體來說,定期聚餐或在固定時間與場所大家一起打掃。」

(本文取材至《改造會議的技術》)