Managertoday 經理人

為管理而管理,就是做虛工!

2019-11-14 06:51:05
Managertoday
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口述 / 許士軍   整理 / 鄭君仲 「簡單」在管理上,其實是一個非常基本而重要的問題。尤其在台灣,管理已經走火入魔,愈來愈複雜。有句話說:「自由自由,多少罪惡假汝之名而行。」這句話

口述 / 許士軍   整理 / 鄭君仲

「簡單」在管理上,其實是一個非常基本而重要的問題。尤其在台灣,管理已經走火入魔,愈來愈複雜。有句話說:「自由自由,多少罪惡假汝之名而行。」這句話套用在管理上,就是「制度制度,多少罪惡假汝之名而行。」自由本來是好事,可是許多罪惡卻因自由而生。制度也是一樣,管理為什麼愈來愈複雜?就是因為制度而造成的。

我曾為一本書寫過序,書名叫做《沒有管理的管理》(Managing without Management),這兩個名詞代表不同的意義,Managing是指管理的功能(function),Management則是指組織、結構、規定、辦法等等。管理本來是因為要Managing,所以有Management,但現在的管理,最後常常是Management的手段變成了目的。

用任務導向取代階層分工

為什麼會這樣呢?因為以前企業Managing主要是為了生產產品,通常是大量、標準化、成本低的產品,就像台灣的代工業一樣。為了要達到這樣的績效,就發明出一套方法,其核心觀念叫做「分工」。分工的確有它的好處,可以讓工作內容很清楚,可以用科學方法來找出最有效的要素。但是漸漸地,分工也帶來很多的問題。

純粹就分工這件事來說,工作容易變得單調、重複,但人的本性不喜歡做單調重複的工作,就會降低工作的滿足感和意願,所以組織就開始需要去監督,這使得組織必須疊床架屋,層層管理、考核,就增加了很多成本。而且員工愈來愈smart,你愈是監督,員工往往愈是跟你鬥法,就變成一種惡性循環。

因為分工的關係,在工作上也需要更多的溝通和協調,增加了工作的負擔。此外,在分工的情況下,你也很難期待員工可以創新,因為分工就會有規定和限制,什麼都被規定死了,員工就不會去動腦筋思考,所以分工也不利於創新。在台灣的企業,尤其會有這樣的矛盾和問題。

以前因為大家都用類似的方式在管理,成本相差不多,而且市場競爭比較不激烈,所以不會有太大問題。但現在外界環境不一樣了,企業需要變,還要變得快,分工除了增加監督、協調的成本外,也因為有種種嚴格的規定,會讓組織無法很快地對變化做出反應。

所以,現代的企業,必須要讓自己變得簡單,因為組織、規定一複雜,就沒有彈性,就很難快速反應。要做到這一點,首先企業需要用「任務」代替分工,員工不是只做一個固定的工作,而是把一項任務交給員工,讓他決定要怎麼做。特別是對擁有專業知識的知識工作者,採取任務導向的管理更是重要。如果不給他空間,將他規定的死死的,他的專業知識反而無用武之地。

這樣一來,過去用「產、銷、人、發、財」來區分的組織,就可以改成以任務團隊為主,有任務就有團隊,一個任務一個團隊,企業就可以變得更扁平,不就可以讓組織變得更簡單?在這樣的結構下,組織要適應外界的變動也更加簡單,因為那些層層節制、溝通協調都不用了,沒有那麼多層級,有事在第一線就可以解決,在工作上也更有彈性。

讓員工知道該對誰負責

另一方面,企業也需要有「當責式管理」(Managing by Accountability)的概念,工作的責任,不再以職位分類、工作說明來界定。所謂的「當責」,是以組織整體的角度,看員工該向誰負責,也就是「Accountable to Whom or What」。政治上就有這樣的設計,比如行政院長要向總統或立法院負責,總會有個當下要負責的對象。

同樣地,在管理上這也很重要。企業如果想要簡化,不能這個工作要怎樣怎樣監督、那個工作要怎樣怎樣監督。只要透過「當責式管理」,其實就簡單多了,員工只要知道要對誰負責,工作和管理就很彈性,就不用那麼多層級、會議、考核、溝通,在管理上不就變得更簡單了?

換句話說,把金字塔層級那一套丟掉,讓企業變成一種「內部創業」的組織,就不再需要很多人事和繁文縟節才能管理,效率也會更高。舉例來說,全球頂尖的電機及自動化科技製造商艾波比(ABB),就把公司拆成5000個獨立的利潤中心。艾波比的營運體系只有3個層級,第一層是位於瑞士蘇黎世的總部,由13人組成執行委員會。第二層則是兩百多名資深主管,大部分是各業務領域的主管。至於第三層,就是5000個利潤中心的管理人員。

每個艾波比的利潤中心,都被要求關注眼前利益,也就是其服務的市場。透過這樣的方式,艾波比的員工能夠將心力專注在客戶上,也更有能力把產品研究得更透徹。所以就連奇異(GE)前總裁威爾許(Jack Welch),都曾說希望奇異可以變成這樣的公司。

管理的目的不是為了防弊

另外,管理要簡單有個條件,就是管理的目的不能是「防弊」,如果一想要防弊,管理就會開始變複雜。所以,如果想讓管理更簡單,願景、價值、企業文化等層面,企業必需更加重視和強調。如果沒有這些,那就只能一直管、管、管了。而企業領導人就會扮演很重要的角色,領導人由上而下去倡導,會讓簡單的文化更容易在組織中落實。

以前的管理,常常都是「虛工」,做的多半是「為管理而管理」的管理工作。如果把管理工作由團隊、員工、合作單位自行負責,企業要管的就單純多了,也就可以達到所謂的簡單管理。現在很多台灣的企業,還是用代工的思維在管理,所以普遍停留在紀律嚴明、層層監督的經營方式,但這樣複雜的方式,會愈來愈無法應付未來的變遷和創新。讓組織的管理邁向簡單,將會是台灣企業發展的必然方向。

許士軍
元智大學管理學院管理講座教授。美國密西根大學企管博士,曾榮獲中華民國管理科學學會第六屆管理獎章。研究領域廣及策略管理、行銷管理、組織管理、國際企業管理等,堪稱台灣的管理學權威。