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還塞在通勤路上? 釐清5個真相,迎接雲端時代效率工作法

2019-11-14 11:40:01
Managertoday
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整理 / 馬安奇 如果員工每天花了兩小時通勤,相對而言就少處理一件任務;假如將所有員工一年的通勤時間加總,管理者可能會很訝異: 成本如此昂貴,產出卻是零! 很多管理者不清楚,就算員工進

整理 / 馬安奇

如果員工每天花了兩小時通勤,相對而言就少處理一件任務;假如將所有員工一年的通勤時間加總,管理者可能會很訝異: 成本如此昂貴,產出卻是零! 很多管理者不清楚,就算員工進了公司,若扣掉開會、管理者訓話、接電話、同事打斷,依然沒剩多少時間能真正專心做事。

福萊德與漢森(Jason Fried & David Heinemeier Hansson)看清了這個成效不彰的循環,因此主張:為了創造雲端時代企業與個人的美好生活,管理者應該破除以下迷思,逐漸鬆綁對空間與身體的控制,轉型為「遠距工作」的形式。兩人的軟體公司曾被《連線》(WIRED)雜誌譽為「十大最值得關注目的新創公司」。

迷思1:共處一室才能激盪出火花?

真相:一家公司能真正消化的突破性想法其實有限,大部分的工作只是在精進幾個月前、甚至是幾年前的點子。如果管理者因為頻繁追求靈光乍現的剎那,只會累死自己和別人,不然就是累積太多點子,導致點子大塞車,實際進度卻停滯不前。

作法:一旦謹慎決定召開全員親自出席會議的次數,大家就會覺得這是難得的機會,開會變成值得細細品味的特殊場合。其實,想集思廣益不必仰賴多高級的科技工具,只要會運用「語音連線」和「畫面分享」這兩種簡單的就夠了。

迷思2:我怎麼曉得他們有沒有在工作?

真相:大多數管理者對遠距工作者的疑慮,都是因為缺乏信任。然而,要是管理者看低別人,部屬就會同樣降低自己的標準;如果能當他們是能幹的成年人,就算不緊迫盯人,他們也會力求最佳表現。

作法:追根究柢,管理者不應該聘請自己無法信任的員工,如果不信任部屬能遠距工作,可能也無法信任其他事;若是上司瞧不起部屬的能耐,為什麼還仰賴他跟客戶溝通、寫廣告文案、設計新產品、評估保險理賠,或是處理報稅?所以,要不然就信任自己的合作夥伴,要不然就找別人合作。

迷思3:只有辦公室才安全?

真相:許多公司行號時常三令五申,要員工用內部伺服器來跑軟體,不要用網際網路,卻放任主管帶著未加密的筆記型電腦四處趴趴走。要是門戶洞開,城牆蓋得再高也是徒勞無功。

作法:網路安全是極其重要的議題,但大致上都有解決之道,否則電子商務也會窒礙難行,以下是3種最簡單的方法:

  1. 所有電腦都必須使用硬碟加密功能,比方說蘋果功能,可以確保筆記型電腦遺失時僅會造成不便,向保險公司索賠就行了,

  2. 解除自動登入功能,從待機狀態恢復使用時必須輸入密碼,並設定電腦停止活動十分鐘後自動鎖上螢幕。

  3. 開啟雙重驗證功能,例如,就算有人取得你的信箱名稱與密碼,還需要手機號碼才能登入。

迷思4:可是,這樣我會失去掌控權…

真相:很多主管是基於「唯有看見他們,我才能控制他們」的思考邏輯進行管理。

作法:想讓管理者慢慢卸下控制權的觀念,很難用講道理或符合邏輯的方式,因為這跟治療恐懼症很類似,你不能跟害怕蜘蛛的人說:沒什麼好怕的,怕蜘蛛很蠢等等,而是必須一步一步循序漸進,先從每週三在家上班開始,讓管理者知道世界並不會因此崩壞,不僅如此,自己還額外完成了這麼多工作!當管理者也覺得沒問題了,再慢慢把在家工作增加到兩天,讓工時變得更有彈性。當然,事情不總是如此順利,但至少這樣的策略「比較有可能」成功。

迷思5:對我們這種公司行不通啦…

真相:雖然支持遠距工作的好理由俯拾皆是,但最常聽到管理者的反駁就是連試都不試:「對啦,聽起來不錯,不過在我們這一行是行不通的啦。」或者說「那對小公司來說還可以,但規模一大就不行了。」其實各行業都可以因遠距工作而受益:會計師事務所德勤(Deloitte)的員工有兩成採取遠距工作,英特爾也有 82% 的職員經常遠距工作;就連政府單位也不例外,美國專利商標局85% 的檢驗員、太空總署 57% 的員工、以及環境保護局67%的員工,都開放一定程度的遠距工作。雲端時代,速度就是一切,還在等員工進辦公室處理業務? 小心被對手遠遠拋在腦後!

 

【書籍檔案】

書名:《遠距工作,go!》

出版社:天下文化

作者:福萊德、漢森(Jason Fried & David Heinemeier Hansson)