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就是要你偷學幾招!CEO的6個高效工作技巧

2019-11-23 04:03:03
Managertoday
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大家都知道,要帶領一家公司很不簡單!不論是中小企業或是跨國大公司的CEO,都必須好好管理他們的時間、資源,讓自己有時間、有腦子來做決策、定計劃,這對他們事業的發展可說是極度重要的。 也因此,

大家都知道,要帶領一家公司很不簡單!不論是中小企業或是跨國大公司的CEO,都必須好好管理他們的時間、資源,讓自己有時間、有腦子來做決策、定計劃,這對他們事業的發展可說是極度重要的。

也因此,大多數CEO都研發了自己的一套省時絕技,來極大化自己的工作效率。我們不妨把這些絕技偷偷學個一招半式起來,雖然我們不一定要當CEO,但至少可以學學他們的工作方法,讓現在的工作更有效率。這裡有6個經過CEO認證的工作省時技巧,試試看吧!

1. 每90分鐘休息一次

東尼‧史瓦茲(Tony Schwartz),能量計畫公司(The Energy Project)總裁兼執行長

工作90分鐘休息一次,能夠極大化你的生產力。為什麼?因為人體的能量循環是以90分鐘為單位的。當我們工作1個半小時以上,我們的靈敏性就會降低,開始注意力渙散,感到昏昏欲睡。所以,下次我們上班上一半眼睛快要閉起來的時候,別想再為自己倒一杯咖啡了!離開工作幾分鐘,最後你會很訝異,你完成了那麼多事啊。

2. 想個辦法,讓自己不被打擾

安德魯‧馬許(Andrew Marsh),第五縱隊遊戲工作室(Fifth Column Games)執行長

工作中最惱人的,莫過於好不容易進入重要專案的工作狀態,卻一下又被老闆或同事打斷了。研究顯示,被打斷以後要讓工作重新上軌道,需要25分鐘的時間。

一家新創公司Fifth Column Games的CEO自創了一套系統來避免無謂的打擾,稱為「沈默三角錐」(cone of silence)。只要把這個三角錐放在辦公桌上,就能具體傳達「若非緊急事項,我現在不想被打擾」的訊息。這樣的系統能夠讓同事們養成習慣,如果不是緊急的事,用email告訴我就好,不要打斷我的工作。

3. 不只管理你的時間,還有你的精力

凱瑟琳·敏舒(Kathryn Minshew),The Muse共同創辦人

有效地運用時間很重要,但管理自己的精力可能效果更大。在自己精力最旺盛的黃金時段,做最需要集中注意力的工作;至於會議,就別佔用黃金時段了,留待一天其他時間進行即可。如果你是晨型人,一天第一件事,就是做最重要的工作,盡量把瑣碎的事情留到精力減弱的時候再處理。

4. 別成為email的俘虜

吉娜‧崔拉帕尼(Gina Trapani),ThinkUp創辦人

一天只有特定時間才查看email。為什麼?當email寄到信箱的那刻,你一定會有股衝動想立馬回信,只有為自己設定查看和回覆email的時間,才能節省時間、保持專注(例如:早晨和下班前各收一次信)。

要是你的老闆或同事,都好希望你快點回信怎麼辦?請向他們解釋你最新的效率工作策略。你可以先email和同事說「為了增加工作效率,你一天只會收兩次email喔!如果有緊急的事情,請直接打電話。」你甚至可以設定郵件的自動回覆訊息,說明你何時會再收信,若有緊急事項,可以如何聯絡到你。這麼做以後你會發現,其實你的同事都會支持你的新做法!

5. 讓你的email又短又貼心

安德魯‧托爾巴(Andrew Torba),Kuhcoon共同創辦人

CEO沒有時間讀一封和小說一樣長的email,也不會有時間寫那麼長的email。在Twitter上發文有140字的字數限制,你可以學著讓email和Twitter的發文一樣長,簡短又有重點,不只可以節省很多打字的時間,也會節省同事閱讀的時間。

如果你要說的話對於簡短的email來說太過複雜,打通5-10分鐘的電話做個口頭說明吧!這會比用很長的email往來更有效率。

6. 授權、授權、授權

丹尼爾‧譚(Daniel Tan Kh),SomoThemes執行長

若是你每件事都要自己來,一定很快就陣亡了。授權,是管理時間最有效的方式。把任務分派給團隊的其他成員,讓你可以專注把重要的專案處理得更好;授權,並充分信任同事能夠為完成任務負責。

授權不代表要你把所有的事都分給別人做,只是若你的盤子裡累積了太多東西,分出來一點給其他成員,讓你能夠分出更多注意力給重要的專案。你說沒有同事可以接下你的任務?那麼就外包吧!

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原文出處 / Mashable

圖片來源 / FUNKYAH via Flickr, CC Licensed