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用表單將工作「模式化」,體驗不再錯漏的輕鬆魔力

2019-11-22 17:57:48
Managertoday
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<span style="color: #0000ff;">只要製作一定的模式,就可以重複利用,任何人都可以隨時隨地,在短時間內高效率地完成工作,同時也可以避免錯誤和疏失。</span><span s

只要製作一定的模式,就可以重複利用,任何人都可以隨時隨地,在短時間內高效率地完成工作,同時也可以避免錯誤和疏失。——《模式化工作術》

這是日本AUN顧問株式會社董事長信太明,根據自己從大學聯考落榜生到股票上市公司董事長的做事方法轉變經驗,所得到的最大心得。他強調,多數人都希望自己做事能夠更有效率,但除了透過經驗累積、養成正確做事習慣外,「提升效率其實有更科學的方法,那就是『工作模式化』。」

所謂工作模式化,信太明解釋,就是重複利用以前製作的資料,或將工作步驟加以分析和整理,製作成任何人都可以毫不差錯完成的步驟說明、檢查表或工作指南,讓那些需要反覆進行的工作得以一次就學會、每次都做對。

「只要有範本,就不必每次都從零開始,」信太明表示。任何人遭遇沒經驗過的新工作,都有一定的學習曲線,過往,要從生手到成為專家,可能需要經過多次反覆練習與試誤,才能在腦中記住完成工作的「最佳方法」;但如果能夠收集與拆解「最佳實務」(best practice),把流程文件化、範本化,變成一套可以照表操課的文件表格,那就算經驗不足,只要懂得按表操課,也可以避免多走許多冤枉路,大幅加速自己的工作效率。

75%****工作模式化,提高3****倍生產力

或許你會說,「可是我又不是做庶務工作,每次工作內容都不一樣,怎麼有辦法模式化?」

「其實,75%的工作都可以模式化!」信太明表示,多數人每天所遭遇的工作,就算內容不同,但其實還是可以歸納成幾大類型,有著類似的執行流程。例如你可能每天都要回覆許多電子郵件,但就算收信人和回信內容不同,但根據寫信目的分析,可能七、八成信件都可歸納在「初次拜訪後的致意」「寄送資料用的郵件」「價格交涉的郵件」「定期問候郵件」等幾大類。這時只要事先準備好幾種範本,就足以重複利用。

又或是更複雜的企畫案擬定,就算主題不一樣,但要寫出一份好的企畫案,一開始都得先針對「市場」「客群」等外在客觀條件進行資料分析;接著透過創意發想「企畫案主軸」「相關可行方案」「方案評比標準」,確立要採行哪個方案;最後撰寫成企畫案時,版面呈現上也最好依照「前因背景」「當前問題」「解決對策」「執行計畫」依序說明,才能讓聽者清楚了解。

「即使內容細節有所差異,但結構上其實大同小異,」信太明強調,一般人75%的工作,其實都是無法產生附加價值的例行公事,只有25%是非例行公事,需要花腦力仔細思考,也是能夠產生附加價值的業務;但大部分人會被工作追著跑,通常都是為了應付那75%的例行事務,「如果你不想辦法降低投入在例行公事上的時間,生產力就會被那些沒有附加價值又不得不做的工作所侵蝕。」反之,當你可以把腦力100%放在那25%真正有附加價值的工作上,就等於提高了3倍的生產力。

將工作流程做成表單,照表操課

而做成的圖表範本,最好的呈現方式就是「表單」。一份有效的工作模式化表單,上面通常列明了完成這件工作所需的必經步驟,以及每個步驟中不可或缺的重點欄目,只要依序填完每個空格欄位,就等於做完這件工作所有必要項目,可以得到一定品質的成果。

更重要的,這些所有待填空的欄位,其實就是執行工作時,自己對自己、或是主管對部屬最好的「管理點」。

《用表格管理,工作少40%》作者大西農夫明解釋,「管理點」是指用來確認目前執行的工作,是否符合目的的一種檢核方式。如果將實際執行時的各種行動,與最佳實務的工作流程互相對照,通常都存在著以下3種類型情況。:

1.****該做且正在做的工作:指存在表單欄位中、並確實執行的必要工作;

2.****該做卻未做的工作:指存在表單欄位中,卻沒有被執行的工作,通常都是因為一時疏漏所導致,一旦察覺到這點,就必須趕快想辦法補上並付諸實行;

3.****不該做卻在做的工作:指表單中沒有,卻在執行的工作,這就是時間與精力的不必要浪費,甚至會導致多做多錯的結果,必須趕快排除。

只要把重點放在情況1和2,並消除情況3,就能有效提升工作效率。如果能將每項工作都可以做成表單,一旦集合同類型工作的幾張表單,順序完成,就等於找出完該類工作的最短路徑。可以說,「照表操課」看似不動腦,其實卻是最聰明的工作完成法!

因此,《經理人月刊》針對「時間管理」「會議溝通」「自我成長」「企畫思考」「創意發想」和「業務提升」六大工作情境,每類別依序精選5張表單,讓你用最有效率的方式,把腦力100%留給需要思考的部分,而不是庶務執行、重複作業和錯漏修正,讓你的時間與精神,用最有價值的利用方式全力發揮!