Managertoday 經理人

TO DO LIST 這樣用才對!

2019-11-21 05:33:52
Managertoday
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如果有人說你不會用「To-Do List」(待辦清單),你可能會在心裡立刻反駁說,「不就是把要做的事情都列出來嗎?怎麼可能不會!」然後轉頭看著自己的待辦清單(不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內

如果有人說你不會用「To-Do List」(待辦清單),你可能會在心裡立刻反駁說,「不就是把要做的事情都列出來嗎?怎麼可能不會!」然後轉頭看著自己的待辦清單(不管是在筆記本上、電腦軟體中或手機App內),「嗯……今天還有12件工作要做,希望在下班前能處理完。」

不過,你的這個希望通常不會實現,很有可能你撐到晚上9點才離開辦公室,卻還剩4件沒完成,只好移到明日再戰。

於是日復一日,清單上的待辦事項不斷累積、拉長,不知從哪一天起,每天早上你都必須先深吸一口氣,才有勇氣打開那張清單,因為光是看到還有幾十件事情等著要做,就讓你倍感壓力,「我怎麼可能做得完!」甚至,你到後來乾脆不打開你的待辦清單了,只做想到的、眼前的工作,眼不見為淨……

「待辦清單根本就是在提醒我還有一堆事情沒完成嘛!對於幫我提高效率根本沒用!」或許,你曾經不只一次這樣在心裡抱怨。但是這很有可能是因為你一直都用錯的方法來使用待辦清單;或者說,你一直都用錯的方法,來整理與管理你在工作上的「下一步行動」(Next Action)。

待辦清單不是備忘錄,是清晰列出「下一步行動」

我們學習各種時間管理與工作排程系統,無非是希望提高自己的成效、更快地做完工作,然後每天心情輕鬆地下班。由美國時間管理大師大衛‧艾倫(Dacid Allen)所提出的經典時間管理系統「GTD」,就是一套能讓你魚與熊掌(高效、無壓)一起兼得的方法。

GTD是「Getting Things Done」(意即把事情通通完成)的縮寫,不只在全球有數千萬人奉為工作排程處理的圭臬,Google搜尋更可以找到高達500萬筆相關討論與應用。

透過GTD,你可以把工作與生活中所有大小事,全部整理、歸納成一張張有著明確行動的待辦清單,讓你在任何情況下、任何時間內、事情再多,依然能夠一眼清楚所有事務的內容與進度,享受「掌控一切」的安心感。

《PCuSER》主編黃鐘毅表示,幾乎在當前所有To-Do List軟體內的清單分類功能設計,都有受到GTD理論的影響。

GTD的第一個觀念,就是「明確化你的下一步行動」。這點正是許多人在使用待辦清單時會覺得無效、甚至引發更大焦慮感的主因,因為他們往往只在待辦清單上列出了粗略的「項目」,而不是明確的「行動」。

例如,你的待辦清單第一條是:「完成新產品提案企畫,下周三要提報」,你預計在早上9~12點完成。實際動筆時,你很快就會發現,這其實只是一個粗略的項目,其中還會涉及許多行動:上網查詢市場背景資料、找出以往相關企畫書、詢問前輩之前執行經驗、製作簡報檔、預約會議室……,這些你一眼看到就知道該做什麼的「明確、可執行的行動」,才是真正應該寫在待辦清單上的內容。

把所有事情移出腦袋,讓自己心無旁騖

做事缺乏詳細的行動規畫,執行起來就容易掛一漏萬,陷入忙碌、焦躁的狀態。

「當要面對那些沒搞清楚、未加處理、有待整理及未加重視的事情時,就會帶來不良影響。」艾倫強調,其實你的潛意識內,很清楚自己承擔了哪些大事小事、公事私事。只要你沒有把所有未完之事釐清,「心有懸念」會讓你無法徹底專心於當下,更無法做到沒有壓力。

因此,GTD的第二個重要觀念,就是「把所有事情移出腦袋」。艾倫表示,要讓自己無壓又有效率,首要任務就是把所有「未完之事」傾倒出來,不管大小、公私、清楚或只是個概念,全部毫無保留地寫在紙上或記在軟體中。一旦當你知道自己已經掌握了所有事情,就會感到安心,也才能知道接下來該怎麼取捨與安排。

這也是GTD和一般時間管理系統最大的差異。傳統時間管理系統強調「由上而下」,先找出「大目標」,再規畫「中目標」,最後落實為不同的「細部行動」。GTD則強調「由下而上」,不管大事、瑣事通通拋出來,不必按照輕重緩急安排程序,目的就是好好清理掉它們,以免事情變成懸念,干擾你的專注力,到最後沒一件事做好。

這就是GTD最大的優點,也是GTD五大流程「蒐集→處理→組織→回顧→行動」設計的原理:

首先,先把事情移出腦袋,不管大小全部放進「工作籃」中,讓自己不再心有所繫。

再來,針對這些事務,判斷「能兩分鐘內當下完成」或「無法兩分鐘內完成」,把立即可以處理的處理掉,把無法立即處理的再區分為「不做」「委派他人」或「自行處理」。

最後才針對需要「自行處理」的事務,逐一拆解成具體的「下一步行動」,放入待辦清單與行事曆所組合而成的提醒系統中,讓自己知道什麼時候該做什麼事。

GTD的基本思維,可以歸納為《筆記女王的手帳活用術》作者林佩玲所說的一句話:「把想到的事情寫下來,把寫下來的事情做完。」不依靠大腦記憶,只透過清楚的外部系統,讓自己在面對龐雜的事務時,從「不斷動腦」變成「只要動手」,照著待辦事項清單一項一項來,就能有效而且無壓的進行工作。

就算一天下來,還是有事情沒做完,也可以依據GTD原則,判斷該怎麼無負擔地放進明天的待辦清單中,讓工作變得每一天上班都有明確進度、每一天下班時都很輕鬆,準備好明日再戰。

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圖片來源 / Jayel Aheram via Flickr, CC Licensed