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簡單小技巧!實現工作與生活平衡,從這9步驟開始

2014-06-06 MT 《經理人月刊》編輯部
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創業者是獨特的一類人;他們頭腦靈活,有獨創性,能夠建立廣泛的人脈關係並且能夠看到潛藏其中的機會。他們天生不適合典型的朝九晚五的辦公室生活:每日單調乏味的工作。因為他們追求創新,而他們走的是一條符合他們的核心價值和冒險精神的路。

麻省理工學院(MIT)的進行了一項研究。研究人員發現,創業家具有高度靈巧的大腦,並且可以輕鬆地在右腦和左腦功能之間來回切換,形成更廣泛的見解和結論。

有人可能會認為成功創業者具有比大多數人更均衡的大腦,因此他們可以保持健康的工作與生活的平衡。然而事實卻並不一定是這樣。以下提供幾個快速和簡單的技巧,幫助忙碌的創業者們獲得平衡和健康的生活:

1. 發現樂趣

典型的創業者可以在深夜得到靈光乍現的點子,並將它發展成為一家企業。如果你正在從倦怠中掙扎著走出來,那麼就專注在你有興趣的事情來調整自己。從工作中(暫時但完全的)脫離出來,與家人及朋友的聯繫上,使自己恢復活力。

2. 區分「迫切」和「重要」

創業者們的一大優點是從不同的角度看待事物的能力。在當今競爭日益激烈的市場,他們適應不確定性的能力,給了他們明顯的優勢。但是如果你發現自己每一天都因為來自四面八方的事情朝你襲來,而不斷地處於「反應模式」中,那麼也許你正在使「迫切」和「重要」之間的界限變得模糊。

成功學大師史蒂芬‧科維(Stephen Covey)曾提出一套時間管理系統,來幫助人們組織任務,行為甚至思想並且把微不足道,浪費時間的行為從他們的一天中清除出去。

3. 理性的使用智慧型手機

行動裝置已經成為我們生活的一部分,但往往會不經意地控制我們的生活。一定要使用「請勿打擾」功能,並且在晚上一定時間後關掉你的手機。標記你的重要郵件,這樣你就不會感覺到似乎有一種引力在不斷地把你拉向你的手機。

4. 學會委派任務

隨著企業的成長,你意識到你無法只憑自己就做成所有的事。如果你正在進行一場個人秀,那就應該探索把平凡的任務委派下去。同時不妨再考慮一下在你的公司與當地大學之間,建立無薪實習方式的可能性。

5. 根除拖延的不良習慣

拖延的根本原因是恐懼。將這種恐懼視為一個標誌,這個標誌表示你太把逃避的理由當回事了。雖然感到恐懼,但也要努力完成,並且無論如何都要完成任務。

6. 了解你的創造性週期

透過保持獨處來發展一種更健康、更有效的績效和創新之間的平衡。獨處使你擁有一個平穩和安靜的空間,在這個空間裡你可以深思熟慮,這也轉而會讓你擁有更多的能量,這種能量可以讓你為你的團隊和事業產生正向的力量。

7. 在太陽升起前開始你的一天

早起利用黎明時分來深思熟慮即將開始的每一天,在一天的黃金時間裡讓自己做好準備。把這段時間用來制訂行程,仔細的審視目標,會讓你在這段安靜的時間裡賦予更多靈感而不會分散注意力。

8. 合理安排休息時間

花一點時間在家裡附近的公園散散步;安排一次與家人的度假;把你的手機和筆記型電腦留在家裡──給自己一些時間,一個百分之百屬於你自己的時間是很重要的。

9. 別忘了你的健康

放棄咖啡,每過一段時間就試試綠茶。或每周至少三次,吃未加工過的食物,清爽新鮮的原味食材是有好處的。避免讓自己過度勞累,若耗盡每一分體力,身體很快就會垮掉,更遑論要事業成功了。

出自創業邦

圖片來源 /  Into Somerset via Flickr, CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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