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怨嘆員工效率低落?先問問自己,是否滿足了員工的4大需求!

2014-06-26 編譯 吳孟純
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每天起床後想到要去工作,你是迫不及待從床上跳起來或是不情不願慢吞吞地起床?忙碌了一整天,下班時精疲力盡卻想不出今天到底做了什麼,工作除了換來一份溫飽,似乎再沒有其他意義。《紐約時報》(The New York Times)專欄作家、The Energy Project顧問公司執行長湯姆‧史華茲(Tony Schwartz)指出這種情形不只發生在基層員工、中階經理人身上,就連高層管理人員也不例外。

根據The Energy Project顧問公司的調查顯示,員工的工作感受與他們的績效表現有很深的連結,如果企業能滿足這4個核心需求,員工的生產力與投入程度將會有極大的改善:

1. 足夠的充電時間:

每工作90分鐘就休息的員工,比起工作一整天完全不休息或是只休息一次的員工,多出30%的專注力。

2. 得到主管重視:

主管真誠的關注讓員工感到被信任,這比管理階層的其他作為都來得更為重要。

3. 專注力:

創造更少干擾的工作環境,讓員工可以一次只做一件事,將可大大改善員工對工作的投入程度。

4. 幫助員工找到工作的意義:

相信工作有明確意義並且可以對社會做出貢獻的員工,留在組織的可能性增加至三倍之多。

The Energy Project公司的顧問常問資深管理階層:「如果員工感到更有活力、被重視、上班更專注並能感受到工作的意義,工作績效是否也會隨之提升?」答案總是正面的。但接下來的第二個問題:「那你花費多少努力滿足這些核心需求?」答案總是令人尷尬的沈默。

為什麼理想與事實的差距會這麼大?

根本的原因企業對員工的信任不足。The Energy Projecte顧問公司的研究顯示:員工對工作時間及地點的彈性有很深的渴望,如果可以對工時及工作地點有更自由的選擇,員工對工作會有更深的投入。但許多企業卻反其道而行,認為必須時時監督檢核員工表現,才能確保工作即時完成,而這正導致工作績效不佳的原因。

重視員工絕不能只是做做表面功夫,而是真正把員工的福利放在第一,甚至比對待客戶更好,因為員工才是企業創造長期利潤的關鍵。以好市多為例,商業周刊(Businessweek)2013年的報導顯示,好市多支付員工的時薪為20.89元美金,比沃爾瑪(Walmart)高出65%。好市多在員工身上的巨額投資(包括提供兼職員工分紅),長期下來在公司的獲利上展現了極為明顯的優勢:

好市多員工創造的利潤將近是沃爾瑪的兩倍,任職一年以上的好市多員工流動率只有5%,整體流動率更遠低於沃爾瑪,也因此好市多每年在招募及訓練省下的成本達數億美金之多!在2003年至2013年間,好市多的股票成長了200%,反觀Walmart只成長了50%。

提升員工的生產力,並不一定要花大錢。企業可以從這幾點做起:開會時間不超過90分鐘;清楚讓員工知道他們需要收信與回信的頻率。有些公司則是添購健身設備或佈置舒服的員工休息室,甚至像許多矽谷公司一樣,免費提供高品質的健康食物。提升員工的生產力並沒有想像中困難,具體展現你對員工的重視,成果將比你想像的更好!

延伸閱讀 / 

  1. 別等員工離職才後悔!留住優秀人才,你現在就該做的3件事!

  2. 老闆醒醒吧!關心不是嘴巴說說,請用這10個行動來證明

     

    原文出處 /  New York Times
    圖片來源/ nist6dh via Flickr,CC Licensed

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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