Managertoday 經理人

想清楚、寫下來、畫出來,從紙上作業開始

2019-11-15 21:41:48
Managertoday
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<span style="color:blue">為了準備一場簡報,你是否不假思索、立刻打開電腦,急著動手製作投影片呢?請你暫停一下、且慢動手。事實上,簡報專家建議,簡報者應該將大部分時間花在思考、打

為了準備一場簡報,你是否不假思索、立刻打開電腦,急著動手製作投影片呢?請你暫停一下、且慢動手。事實上,簡報專家建議,簡報者應該將大部分時間花在思考、打草稿和擬定腳本。

《簡報禪》(Presentation Zen)作者賈爾.雷諾茲(Garr Reynolds)認為:「準備簡報時,如果能從類比世界(analog world)出發,用紙與筆將構想擬成草稿,等到我們以數位方式表達構想時,會看得更清楚、催生更有創意的成果。」

無獨有偶地,美國前副總統高爾(Al Gore)《不願面對的真相》(An Inconvenient Truth)的幕後功臣,同時也是《視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》(Slide:ology)作者南西‧杜爾特(Nancy Duarte)指出,一場長達1小時、由30張投影片組成的簡報,想要達到精緻的程度,需要90個小時的工夫。

杜爾特建議,簡報者在準備階段一開始,最好能將心思投注在研究簡報主題、歸納專家看法、組織相關構想、與夥伴密切溝通合作、草擬簡報的故事架構。但是花在製作投影片的時間,最好不要超過準備簡報總時數的三分之一(詳見【圖表】)。

《大家來看賈伯斯》(The Presentation Secrets of Steve Jobs)作者卡曼.蓋洛(Carmine Gallo)也是一位簡報教練,長年以來,他研究蘋果公司(Apple)創辦人史蒂夫‧賈伯斯(Steve Jobs)的簡報風格。蓋洛發現,賈伯斯撰寫簡報腳本的方法非常傳統,其實僅有紙和筆而已。而且,賈伯斯密切參與每一場簡報發表會的每一項細節,從撰寫標題標語、製作投影片、排練現場展示,到調整舞台燈光,他從來不會掉以輕心。巧合的是,賈伯斯的簡報是從紙上作業開始著手這一點,符合簡報專家的一致建議。

以故事吸引觀眾,而不是投影片

此外,從賈伯斯的簡報中,蓋洛發現賈伯斯的簡報從來不用項目符號(類似●、◆、◎等)。因此,想要傳達令人印象深刻、能夠激發具體行動的訊息,文字與項目符號是效果最差的工具,畢竟簡報並不是購物清單。

簡報必須具備引人入勝的視覺效果,才能夠激發觀眾的興趣。要達到這種效果,的確需要花一點工夫,尤其是在規畫階段。蓋洛身為簡報教練,他指導客戶的第一天,通常把時間完全花在草擬故事,只有筆和紙(其實是白板)、不打開電腦(當然,也不用PowerPoint),最後才將草稿轉成投影片。15分鐘的簡報只需要5張投影片,製作投影片的所需時間少於草擬故事。蓋洛指出,一旦敲定故事,設計投影片根本輕而易舉。

撰寫腳本、設計投影片、製作簡報

克里夫.艾金森(Cliff Atkinson)在《超越項目符號》(Beyond Bullet Points)一書中寫道:「想要讓自己的簡報突飛猛進,最重要的作法就是在建立PowerPoint檔案之前,就先想好整個簡報的故事。」艾金森也提出了以故事為中心的簡報製作3步驟:撰寫腳本、設計投影片、製作簡報。

艾金森主張,簡報者製作簡報之前,首要之務是要先撰寫腳本,再以視覺化思維來設計投影片的效果。他說:「撰寫腳本時,你必須暫時拋開字型、顏色、背景、換頁之類的PowerPoint設計選項。看似違背直覺,然而,如果你先從撰寫腳本開始,反而可以擴大簡報視覺效果的可能性。這是因為撰寫腳本能夠讓你在設計投影片之前,先釐清簡報的宗旨目標。」擁有完整的腳本之後,簡報者就可以開始設計,「製作」出他想要呈現的經驗。PowerPoint是一種將故事視覺化的工具,腳本能夠開啟它未曾發揮的潛能,讓簡報者與觀眾得到意外的驚喜。無論如何,簡報者千萬要先寫好腳本之後,再動手製作投影片。

以90小時準備簡報

簡報大師南西‧杜爾特(Nancy Duarte)以長約1小時、約30張投影片的簡報為例,預估時間分配情形:

13~27小時:準備階段 6~20小時:研究、蒐集資料
--- 1小時:建立聽眾需求圖
--- 2小時:以便利貼腦力激盪
--- 1小時:將點子與想法分類、重組
--- 1小時:請小組成員或同事回饋意見,討論這些想法對於聽眾的影響
--- 2小時:編寫架構、故事線、劇情
0~60小時:製作投影片階段 以簡報軟體或應用程式建立投影片
3~小時:預演階段 預演、預演、預演
--- 合計:約36~90小時

資料來源:《視覺溝通的法則》,大寫出版

圖片來源/Kevin Lim via flickr, CC licensed