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主管離場會議:不害怕禁忌、不揣測上意,做最該做的決定

2019-12-13 00:49:35
Managertoday
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開會總是老闆政令宣導,大家忙著揣測上意,不敢提意見,議題沒經過充分討論,最後「會而不議、議而不決、決而不行」,開會變成最佳反激勵。卡洛斯‧高恩 (Carlos Ghson)改造日產汽車(Nissan)

開會總是老闆政令宣導,大家忙著揣測上意,不敢提意見,議題沒經過充分討論,最後「會而不議、議而不決、決而不行」,開會變成最佳反激勵。卡洛斯‧高恩 (Carlos Ghson)改造日產汽車(Nissan)的期間,日產內部推行了「主管離場」開會法,鼓勵與會者透明化分享意見,並要求主管迅速決策,將會議效率開到最大!

顧名思義,「主管離場」表示在開會之初,(會議的)最高決策者宣布主要議題與希望達成的目標後,即行離場,由立場中立的會議主持人接手,此後,會議分為兩階段:

■ 討論議題、產生提案(主管離場):決策者在討論階段很容易主導意見流向,讓其他與會者即使持不同意見,也會不敢發表,甚至害怕「提出意見就要負責達成」而噤聲不語。最終,會議就在唯唯諾諾中,無法達成共識、決議事項自然也難以有效實行。

因此,討論階段決策者離場,讓會議主持人引導眾人發言(但不可發表個人看法,須維持中立)、激化討論,並將意見歸納為可實行的提案後,再請決策者進場。

■ 決定提案採行與否(主管進場):決策者進場時,議題已討論出數個可能方案,只要當下做出判斷,說明同意或否決的原因即可。

將「提案權」與「決策權」分開,等於讓決策者扛下成敗責任,與會者則可盡情發表意見。而且由於每個提案都經過成員討論、激辯,等於決策過程被已被充分知會,自然能立即推動決議事項;即使提案被否決,主管也必須當下說明原因,取得理解。

DOs
1 多使用便利貼、白板等工具,讓不善言詞的人也能「寫」出意見,張貼公布。
2 鼓勵發表的基本規則:會議中誰說了什麼,會後絕對保密。
3 規定每個議題的討論時間,適當的時限可以鼓勵更多意見即時被提出。

DON'Ts
1 會議主持人不可發表個人意見(必須維持中立),須多引導眾人發表更多觀點。
2 與會者如有職位高低,討論時不可使用職權壓力,須打破層級。
3 決策者決議後,與會者不得再有異議(意見須在討論階段發表,不是決策後)。

(78期-向一流企業學高效率會議術)