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善用雲端3工具,不見面開會也能做成決議

2019-10-22 02:38:15
Managertoday
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線上會議的決策流程,不但也能達成和傳統會議一樣的效果,還可以刪除傳統會議中不必要的流程與時間浪費,讓會議精簡,也讓效率達到最大。 **1.Google日曆(Google Calendar

線上會議的決策流程,不但也能達成和傳統會議一樣的效果,還可以刪除傳統會議中不必要的流程與時間浪費,讓會議精簡,也讓效率達到最大。

1.Google日曆(Google Calendar)
一般企業召開會議時,最麻煩的環節之一就是「湊齊所有人有空的時段」,若沒有將會議時間固定下來,往往都得反覆詢問好幾輪,才能找到一個大家都有空、會議室也有空的時間。

但這種事,在Google內部從不會發生。由於所有人都使用Google日曆,只要將同事都加入「工作排程日曆」的閱覽權限內,透過Google日曆,一 眼就能確認哪個時段裡、哪些人有空、哪間會議室何時沒人使用,方便立即安排會議時段。此外,Google日曆還可設定截止時間,提醒當事人何時須參與會議、完成專案、確認文件等日常工作行事,避免遺漏。

2.Google文件(Google Documents)
很多時候,企業要擬定一份對外文件時,可能必須由負責人先完成第一版,然後召開會議找來相關人員進行討論;並於彙整眾人意見後,修改完成第二版;最後再轉寄給予眾人確認。一份文件必須幾經往返,才能做成最終版本。

但若採用Google文件,負責人完成初版後,只要將文件放上網路,並開放權限給所有與此議題相關的同事,邀請大家一起檢討、修改,眾人就能直接在線上將自己意見加入文件中。過程中,哪個人在何時進行了哪部分的修改,都有紀錄可尋,不但方便追蹤修訂,也不怕改錯或遺漏。「這可以將原本耗費數天的會議與文件 往返,縮短為30分鐘,是減少開會的利器,」Google台灣產品經理羅欽宇表示。

3. Google協作平台(Google Sites)
「Google協作平台」是Google推出的線上網站工具,可供使用者建立專屬網站內容。羅欽宇表示,工作者可善用Google協作平台,為負責的專案設立小組工作網站,再搭配Google提供的各種工具,讓所有需要聯絡與確認的事務和進度,都在線上一覽無遺。

例如,將Google日曆放進網站中,就可以線上查詢各種工作要務與進度情形;將Google文件放進網站,可以讓網站成為訊息發布的公布欄;將影片嵌入網頁中,則可以讓網站成為資訊分享的交流平台。善用協作平台,可以讓所有人擁有一個共同資訊分享的管道,讓專案進度工作得更順利。

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