Managertoday 經理人

【活用Excel做統計】快速得出關鍵數值,掌握經營現況

2019-11-22 15:58:16
Managertoday
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你是一家貨運公司的主管。某一天,你接到客戶投訴公司的運送速度變慢,交件好幾天後才會送達地點,讓他們倍感困擾。為了解此狀況是否屬實,你決定調出上禮拜的運送紀錄和這個禮拜做比較,用Excel計算一下平均送

你是一家貨運公司的主管。某一天,你接到客戶投訴公司的運送速度變慢,交件好幾天後才會送達地點,讓他們倍感困擾。為了解此狀況是否屬實,你決定調出上禮拜的運送紀錄和這個禮拜做比較,用Excel計算一下平均送達的時間是不是真的變長了,再依此找出改善的方案。

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注意!
除了平均值,也要一併計算中位數、眾數、標準差,並進一步畫出次數分配表,才能精準掌握資料的分布狀況。

 

 

 

Excel的基本觀念

1-1. 方格寫法
Excel工作表中橫向稱為列,是以數字來標示;縱向稱為欄,以英文字母來標示。而方格的表示方式是「欄+列」,比方說「8月week1」的方格,會表示為「A1」。

1-2. 函數寫法
Excel內建許多公式,統稱為函數,方便使用者處理資料,使用方式是在方格中輸入「=函數(資料處理範圍)」,如總計函數名是SUM,只要選取空白方格C4,輸入「=SUM(B3:B12)」就表示要計算從B3到B12的總和。

1-3. 直接插入函數名稱
Excel有直接插入算式的功能。你可以點選「公式」→「插入函數(fx)」,選擇你想要的算式按確定。

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2.開啟統計運算功能
Excel設有「增益集」,裡面有個「分析工具箱」可以處理較複雜的資料分析。開啟的方式是點選「檔案」→「Excel選項」→「增益集」。再於管理Excel增益集旁點選「執行」,並勾選「分析工具箱」按下確定。

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開始運算囉!

 平均值=AVERAGE(資料處理範圍)
8月week1的平均值計算方式就是「=AVERAGE(B3:B12)」,得出平均3.4天會送達貨物,同理,可以計算出week2平均3.5天會送達貨物。

眾數=MODE(資料處理範圍)
8月week1的平均值計算方式就是「=MODE(B3:B12)」,發現最多是3天送達,同理,可以計算出week2最多是5天送達。

中位數=MEDIAN(資料處理範圍)
8月week1的平均值計算方式就是「=MEDIAN(B3:B12)」,得出中位數是3天,同理,可以計算出week2送達日的中位數是4.5天。

標準差=STDEV(資料處理範圍)
8月week1的標準差計算方式就是「=STDEV(B3:B12)」,得出week1送達日的標準差為1.43,同理,可以計算出week2送達日的標準差為2.01。

>> 統計是現代必須面對的事實,11/27(四)大數據時代的管理攻略,讓你精準決策。

畫出次數分配表

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先設定你的資料要怎麼分組,比方說你要將資料按照配送日(1~6天)分為6組,就先在D欄列出資料分組。接著,點選Excel最上排工具列的「資料」→「資料分析」→「直方圖」(記得要先開啟統計運算功能才能操作)。

「輸入範圍」是你想要畫進次數分配表的資料,也就是每一筆訂單的送達日數;「組界範圍」是指你想要資料的分組,也就是你先前設定的1~6天。輸出選項可以選擇「輸出範圍」、勾選「圖表輸出」,就能同時顯示次數分配表和直方圖。

圖表輸出

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8月week1送達日的次數分配表和直方圖

 

 

82-68月week2送達日的次數分配表和直方圖

 

 

 

判讀小訣竅

雖然兩周的平均送達天數只差了0.1天,但8月week2送達天數的中位數和眾數較高,可猜測有極端數值的影響,讓中位數偏離平均這麼多。

再進一步看標準差和次數分配直方圖,就會發現8月week2送達天數的資料較分散,也就是說week1的運送狀況穩定,大多是3天會到,但week2的運送時程混亂,有的1天就到,也有很多是5、6天才抵達,難怪客戶會抱怨運送效率彰。