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3個關鍵問題,讓主管、部屬不再開會開到死!

2019-11-19 12:47:30
Managertoday
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開不完的會議,就像《哈利波特》裡的催狂魔之吻,逐漸吸走你的靈魂,進入麻木狀態……;更會奪走你的快樂,因為辦公桌上還有堆積如山的事等著你,今晚又得加班了! 從小職員做起,如今身為Yahoo奇摩董事總經

開不完的會議,就像《哈利波特》裡的催狂魔之吻,逐漸吸走你的靈魂,進入麻木狀態……;更會奪走你的快樂,因為辦公桌上還有堆積如山的事等著你,今晚又得加班了!

從小職員做起,如今身為Yahoo奇摩董事總經理的王興,曾經待過廣告公司、媒體集團,她深知,許多主管過度偏重集思廣益的討論方式,希望所有和主題沾上邊的員工都能出席會議;但是,有些人不見得願意在主管、同事面前毫無顧忌地發表意見,因此,勞師動眾不僅無法創造出主管想要的成果,還會剝奪大家完成更重要任務的時間。

當王興升任高階主管之後,決策所牽涉的部門愈來愈多,每場會議都聲勢浩大,她開始將會議「化整為零」,拆解成數個簡短的專題討論。

無論是法務、會計或者研發人員,每個環節的負責人分別與王興約時間,各自到她的辦公室花10~20分鐘口頭報告:「這次會議重點是什麼?報表裡應該關注哪些數字?」全體會議上很難追問的細節,王興可以利用這段時間了解得更透澈;有時候,她評估沒必要的會議,當下就直接取消。

如此一來,負責人不必再為了進行前情提要,花時間製作精美簡報;正式開會時,所有人直接針對三項關鍵問題進行討論:「時間有多少、資源有哪些、團隊能力夠不夠?」會議長度就能控制在30分鐘~1小時之內。

「我做決策,都先思考結果可能會如何。」如果案子複雜、時間太趕、或者團隊能力還沒到位,而且暫時沒有其他解決辦法,那麼,就算收入再怎麼可觀,王興也會立刻放棄,免得徒然耗損成員們的心力。

說話鏗鏘有力的王興,對於人性同樣想得深刻,「老實說,如果資源有限,又希望團隊成員潛力無限,只會造成災難,最後,收拾爛攤子的成本更大。」

王興坦言,自己是相當重視細節的主管,但是秉持「抓大不放小」的原則,加上拆解議程的技巧,既能詳加聽取不同成員的意見,又解放了眾人時間;保有決策品質的同時,更提升整個團隊的效率。