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做對決策不用一直開會!5方法,讓你更有效率做對決策

2014-12-27 《經理人月刊》編輯部
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在「避開決策5陷阱!認清人性,不再做出錯誤決策」一文中提到,基於環境的不確定和決策者本身的認知限制,使得決策成為一個艱難的挑戰。但是如果能夠善用一些輔助的方法和技巧,決策者還是能夠避開重重的心理陷阱,做出正確的決策。

方法1:自我檢查機制

長期研究決策心理的台大資管系助理教授吳玲玲認為,首先決策者個人必須要能夠增進對自我的反省和檢查。決策者必須要建立一種「自我檢查機制」,不斷地找尋與自己的想法和假設相反的訊息,以避免被自己的信念、喜好與情緒所蒙蔽。

這種自我檢查的機制可以透過「魔鬼代言人」(devil's advocacy)的方式來進行,由一位未曾參與決策過程的局外人或是外部的顧問擔當「魔鬼」的角色,針對所選定的方案加以質疑、挑戰,透過這樣的方法可以有效地提供不同的觀點、發掘潛在的問題,進而增加決策的周延性。

方法2:沙盤推演與劇情編撰

除了透過自我檢查來提升個人對決策心理陷阱的警覺之外,決策者也可以利用一些技巧來協助決策的分析和判斷,以降低決策錯誤的可能性。交通大學經營管理研究所教授毛治國在《決策》一書中即指出,決策者可以利用「沙盤推演」(sand table exercise)與「劇情編撰」(scenario writing)的方法,做為決策時的參考依據。

這兩種方法的基本原理,是以現有的資訊為基礎,透過實際的模擬或演練,了解各種可能的發展狀態,以降低決策錯誤的機率、提升決策的正確性。像是企業中用來應付緊急狀況的「應變方案」(contingency plan),毛治國認為就是利用劇情編撰法的預想而設計出來的問題對策。

從另一個角度來看,這樣的方法也可做為個人決策能力的檢測。吳玲玲就指出,有不少企業會透過劇情模擬的方式,設計一個假想的情境,讓參與企業徵選或人資訓練的人針對情境中的狀況做出判斷和反應,以了解其在做決策時的思考和處理方式,做為企業的參考。

方法3:混合掃瞄

為了因應決策不確定的情境,美國喬治華盛頓大學(George Washington University)社會學教授伊齊歐尼(Amitai Etzioni)則提出一種動態的決策模式,稱為「混合掃瞄」(mixed scanning)。

伊齊歐尼指出,混合掃瞄是一種漸進的、適應性的決策方式,其做法是先對基本的政策與方向做一個大致的選擇與判斷,再進行有焦點的反覆試驗。

一般在決策時如果面臨資訊超載或是資訊不足的狀況,就很適合用混合掃瞄的方式來做決策。例如醫生治病就常常使用混合掃瞄的方法,一開始先針對病患特定的症狀對症下藥,再看治療的效果如何。如果效果不佳,就再試其他的處方,或是安排進一步的檢查,以調整治療的方式。

方法4:利用心智圖

此外,面對複雜多變的外在環境,決策者的眼光不能在現有的思考範圍中打轉,而必須有能力提出多元且具開創性的方法,才能做出最適當的決策。如果決策者個人想要提升決策的創意,最簡單的方法之一就是利用「心智圖」(mind map)來進行決策的思考。

簡單來講,心智圖是一種將「放射性思考」具像化的方法。利用放射性的思考,可以從一個概念聯想出其他相關的主題,從這些主題中又可以引發更多的想法,比如說從蘋果聯想到蘋果樹、蘋果的價錢,甚至於鄉下的老家,依此不斷推演下去。

將這些想法利用各種圖像、色彩、符號等元素整理和記錄出來,以顯示各種觀念和想法間的關連性,就是所謂的心智圖。透過這種將觀念圖像化的擴散性思考,能夠幫助刺激大腦運作,並且能夠以多元、更自由的角度來思考問題,增加思考的彈性及靈活度。

方法5:腦力激盪

如果是透過團體來進行決策,最常用的創意思考法則是「腦力激盪」(brainstorming)。 腦力激盪的進行方式通常是由5位到15位左右的相關成員,在一個不容易分心的地方針對某一項定義清楚的問題加以討論。在討論過程中,團體成員不能批評他人的意見,以鼓勵成員盡量發表意見、互相激發思考,最後的目的則是要透過團體的思考和討論,匯集大量而多元的想法,以從中找出最佳方案。

另一種群體思考的方法,則稱為「思維接龍」(brainwriting)。

其做法是由團體中的某個成員先將自己對問題的想法寫在紙上,交給另一個人,這個人可以參考前一個人的看法,將個人的意見和觀點加上去,照此方式一直進行到所有人都提出意見為止。

這種群體思考的方法,可以讓團體中的成員有較充分的時間思考,在新見解的激發上也更有效率。

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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