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別再提你的「當年勇」了!這樣交辦任務,部屬才會樂意接受挑戰

2019-10-14 19:35:46
Managertoday
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「當初我不想接A公司專案,經理卻硬推給我,還把所有問題丟給我,辦不到根本不是我的錯!」業務專員大吐苦水。 交辦工作時,勉強部屬接受,又沒把任務內容說清楚,常會惹得部屬怨聲載道,對交辦的工作也沒有任何

「當初我不想接A公司專案,經理卻硬推給我,還把所有問題丟給我,辦不到根本不是我的錯!」業務專員大吐苦水。

交辦工作時,勉強部屬接受,又沒把任務內容說清楚,常會惹得部屬怨聲載道,對交辦的工作也沒有任何的幫助。

《交辦的技術》作者小倉廣指出,主管必須謹記「勉強部屬能力,但不勉強部屬意願」的原則,傳達自己的期望,說明任務的困難度與甜蜜點,包括時間的急迫程度、即將承受多少壓力、能夠學習到的技能與經驗、完成任務後的成就感等,將上述訊息清楚傳達後,再由部屬決定是否接受挑戰。

為了讓部屬更樂於承擔任務,主管在交辦前,必須進一步了解部屬的人生目標,藉此判斷部屬接受工作的可能性。

《不懂帶人,你就自己做到死!》作者石田淳強調,如果部屬的人生目標與交辦的任務彼此契合,更能激發部屬採取行動的意願。

比如說,部屬為了創業才從事這項工作,主管交辦的任務若對拓展人脈有幫助,就可能成為部屬賣力工作的動機。

等到與部屬面對面交辦工作時,再依以下3種方法即可順利交辦:

1. 說明工作內容,告知「為什麼這麼做?」

「職場上經常發生主管不說明工作的意義和目的,只交代工作內容的情況,」石田建議,交辦工作時,主管必須解釋工作的意義與目的,就像是在希望某人幫你找石頭堆爐灶時,除了必須告知要找什麼樣的石頭外(工作內容),也必須告知找石頭的目的是為了堆爐灶(工作的意義與目的)。

特別是在進行團隊任務與跨部門合作時,讓部屬了解工作全貌、與團隊成員間的關係,部屬才能採取正確的行動。

2. 分享自己的失敗經驗,更勝於成功經驗

主管本身往往身經百戰,也從失敗中得到寶貴的經驗,如果部屬沒有參與過程,在他們心目中,可能會認為主管一開始就是這麼能幹。

石田提醒,主管交辦任務時,必須坦承自己過去失敗的經驗,與部屬分享自己曾經犯的錯、當時身為新人時無法了解的事、或做法曾經完全行不通的經驗,藉機拉近與部屬的距離,讓他們覺得自己也和你一樣,更樂於接受你所交辦的工作。

除此之外,告訴部屬自己的失敗經驗還能帶來另一項好處:讓部屬記取教訓,排除主管曾犯過的錯,並從其他方法中另闢可行的做法。

主管必須謹記,一昧地談論自己過往豐功偉業,只會招惹部屬的反感,形成反效果。

3. 部屬拒絕任務時的3種選擇

萬一主管無法將工作交辦給自己屬意的部屬時,該怎麼辦?

小倉指出,主管有3種選擇:1.將工作交辦給其他部屬;2.由自己暫時負責該項工作,直到找到下一個接手者;3.重新思考這項工作有無執行的價值。

為了避免工作最後又回到主管自己身上,應以將工作交辦給其他部屬做為第一考量。選擇將工作交辦給非原先設定的第一人選時,主管更需要從旁協助,讓部屬順利完成任務。

而在尋找替代方案時,也可以藉機重新確認工作的必要性,只有在準備好接手的第二人選後,才能對原先屬意的部屬說:「接不接受由你決定,選擇權在你手上」,這樣就不會發生勉強部屬意願,造成事後抱怨的情況。

(本文取材自《最困難的事,別交給最有能力的人》,大樂文化出版)
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