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會議太多很煩人?看看總統們是怎麼高效開會的

2019-10-14 02:31:55
Managertoday
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克里姆林宮裡正舉行一場會議,俄羅斯總統佛拉迪米爾‧普丁(Vladimir Putin)坐在一張大桌子的一頭,面無表情,以單調的聲音長篇大論著。 30分鐘過去,接著又是30分鐘。 普丁講話時不准眾人

克里姆林宮裡正舉行一場會議,俄羅斯總統佛拉迪米爾‧普丁(Vladimir Putin)坐在一張大桌子的一頭,面無表情,以單調的聲音長篇大論著。

30分鐘過去,接著又是30分鐘。

普丁講話時不准眾人發問或者插嘴,最後他總共說了超過一個半小時。唯有在他如此考驗過來賓的耐心之後,與會者才可以交換意見。

要是這樣的場景出現在你的公司會議裡,你大概會失去耐性吧。

除了冗長的開會時間,是否在會議上也遇過:廢話連篇的同僚享受著自己的滔滔不絕;遲到的傢伙提了剛剛已經有人問過,而且解答過的問題;忘記關掉手機鈴聲;還有總是把別人的意見批評得體無完膚,自己卻從不提解決辦法的痞子。這一切實在令人惱怒啊!

你並不寂寞,有個研究表示,辦公室的員工平均每週要花4小時開會,並覺得一半以上的時間都白白浪費掉。另一項研究則發現「太多會要開」是辦公室生產力不彰最主要的原因。

開會沒效率的痛苦不僅僅在企業發生,美國白宮也存在著這個問題。唯一兩度出任國防部長、四位美國總統幕僚長、擔任兩家500大財星企業執行長的傳奇人物唐納德‧倫斯斐(Donald Rumsfeld)分享了他接觸過的領袖是如何進行會議。

1.不跟你囉嗦的前英國首相柴契爾夫人(Margaret Thatcher)

圖說明

圖片來源 \ CC Licensed by Chris Collins via Wikipedia

柴契爾夫人不喜歡囉嗦,也不愛聽其他人浪費唇舌,聽他說話無需費盡心思尋找線索,相反的,這位任期甚長的英國領袖說話喜歡開門見山,直指需要討論的核心問題,討厭纏纏繞繞的浪費時間。

倫斯斐就柴契爾夫人的開會方式指出,身為組織領導人,要召開有效率的會議,除了不要廢話外,還要在開會前先確定你有事要傳達,或者需要在團體的環境下學習。

開會必須要有目標,如果能事先傳閱議程會有幫助。開始討論時先提醒與會者議程的安排,然後簡略陳述你要在預定時間內討論的事項。

如果這個會議純屬資訊的告知,沒有多少你來我往的討論,那麼很可能用備忘錄或e-mail的方式傳達資訊就夠了,減少打擾員工工作的會議。

有時,會議上的人明顯沒有做好開會的準備。倫斯斐有幾次會突然結束會議,並告訴與會者:我們該等到人人都有時間做好準備之後再繼續。通常大家對這舉動的反應都是十分吃驚。

在他的經驗裡,即使會議已經很明顯是浪費時間,有些人還是不會結束它,而是坐在那裡,任它經歷漫長的歷程,痛苦地自然了結。大部分的人都很忙碌,要應付這些毫無意義的會議,倒不如立刻結束,去做些更有用的事。

2.喜歡廣納意見的理查‧尼克森(Richard M. Nixon)

圖說明

圖片來源 \ U.S. National Archives and Records Administration via Wikipedia

尼克森總統不喜歡開會。但他能有效運用會議。或許因為他謹慎的個性,在較大的團體中,他會小心發言,尤其是對他並不熟悉的人。

因此,在人數眾多的會議中會有一種拘泥感,甚至有些尷尬。但在較小的團體裡,與他所喜歡、信任的人同處,他就會放下身段,樂於交換意見。

這些時候,他喜歡在室內走來走去,一一點名,聽與會者要說的話,再做評論。他不在乎大家有不同的觀點,也能由他找來的高層菁英,所提出的反對意見中擷取精華。

3.講求紀律的小布希(George W. Bush)

圖說明

圖片來源 \ United States Department of Defense via Wikipedia

雖然小布希總統的態度輕鬆愉快,但他講求紀律嚴明的開會文化。

他很準時(幾乎到了固執的地步)。他不拖泥帶水,而是很乾脆按議程一項項進行,讓每一位與會者都有機會提出自己的觀點,接著繼續往下進行。小布希不喜歡手機打斷會議,他凌厲的眼光足可教人不敢再犯。

會議準時開始和結束不只是基本的禮貌,也有其效率。如果與會者有20人,會議拖了15分鐘才開始,就意味著總共浪費了5個小時可以來從事生產的時間。不論會議的規模或目的是什麼,都該準時開始並結束。這是良好組織的表現,也是對其他人的尊重。

另外,倫斯斐指出,在會議上避免閒聊很重要。有時大家站著開會,就能達到目的。站著工作除了對健康有益外,在有人來討論事情時,也比較容易讓他們說完該說的就走,不致逗留不去。

(取材自《倫斯斐法則:統帥的智慧,美國傳奇前國防部長的14堂領導課》,寶鼎出版)

圖片來源 \ Reagan Library via Wikipedia

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