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說話太模稜兩可,對方都聽不懂?學習5種直白表達法,溝通一次到位!

2019-12-12 04:46:39
Managertoday
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不論是當面溝通,或是寫e-mail,又或者是打電話,經常發生無法一次溝通到位的窘況,總要來回好幾次以確認彼此所要傳達的內容沒有被誤解。 每次遇到這種情形,你是會在心裡說:「這麼簡單的事,怎麼就是聽不

不論是當面溝通,或是寫e-mail,又或者是打電話,經常發生無法一次溝通到位的窘況,總要來回好幾次以確認彼此所要傳達的內容沒有被誤解。

每次遇到這種情形,你是會在心裡說:「這麼簡單的事,怎麼就是聽不懂?」質疑對方的理解能力?還是反思自己的表達能力哪裡出問題?如果是前者,你又如何能保證自己說的話別人真的都聽懂了?

所以,遇到溝通障礙時,我們實在不應該對他人生氣,認為是對方的問題,唯一能做的就是練習自己的表達能力,避免說出來的話有另一種解讀的可能性發生。要做到這點,《工作減肥術》作者山崎將志提供3個表達原則:「結論要放在段落最前面」「長句要切成短句」「刪減冗長用詞」。

山崎提出幾個表達建議,提供大家參考。

1.一句話只能有一個解釋

「A君不像B課長擅長業務工作。」

這句話可以被解釋成「與B課長不同,A君擅長業務工作」和「A君不像B課長那樣的擅長業務工作」兩種說法。

因此,一句話中要避免使用「像……」加上否定用語,以防產生多種解釋。

2.否定句盡量改成肯定句

「如果支出申請不滿1萬新台幣,就不用得到老闆的批准。」

這句話改成肯定句就會變成「支出申請超過1萬新台幣需要得到老闆的批准。」相較於否定語句,更容易讓人一目瞭然。

3.雙重否定容易招致誤解

「如果不支付訂金的話,就無法為您訂位。」這句話就容易讓人混淆,是要「先付訂金才能訂位」,還是可以「先訂位,之後再付訂金」。

因此,最好的說法是「一旦確認訂金已付,馬上就幫您保留訂位。」

4.不要使用模糊的指示代名詞

先看以下文字:

在科羅拉多高爾夫球場中,有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場,緊鄰那邊的住宿、閱覽室等設施,像這類充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

在這段文字中,不清楚「那邊」指的是哪裡。另外,「像這類」所指涉的對象模糊。所以改寫時,這兩個指稱對象不明確的部分一定要改掉,才能將正確的意思傳達給讀者。

改寫如下:在科羅拉多高爾夫球場中,有比賽級的高爾夫球場、從草地可打四百碼的練習場、假設各種狀況的模擬練習場,緊鄰球場的住宿飯店、閱覽室等設施,充實高爾夫球生活的設備一應俱全。

5.刪去不必要的用語,改為簡潔的表達

商業書信中經常看到冗長表達方式,建議最好改為簡潔的表現方式。

像是「就本部門來說,將會商討因應對策」,只要寫「本部門將會商討因應對策」即可。

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(本文取材自《工作減肥術》,春光出版)


圖片來源 / David Goehring via flickr,CC Licensed