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一次就把事情做完、不同時處理兩件事!擁有超級執行力的6個祕訣

2019-10-20 19:29:19
Managertoday
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當我們討論「工作效率」時,總會面臨同樣問題——每個人一天都僅擁有相同的24小時。 然而卻不難發現,身旁總是有些人,能將每件繁雜的工作做到位,彷彿擁有比其他人更多的時間。每個人都希望在有限的時間內,

當我們討論「工作效率」時,總會面臨同樣問題——每個人一天都僅擁有相同的24小時。

然而卻不難發現,身旁總是有些人,能將每件繁雜的工作做到位,彷彿擁有比其他人更多的時間。每個人都希望在有限的時間內,讓努力發揮最大效益,因此,如何利用適當方法,讓工作事半功倍,便成為所有上班族的一大課題。

不需要長時間熬夜加班,更不鼓勵拼命壓榨自我,使工作喘不過氣。高效率的執行力,需要巧妙運用時間,並了解處理事情的步驟和方式,妥善利用工作與生活中的每分每秒。

美國心理學博士、情緒智商測驗機構TalentSmart共同創辦人Travis Bradberry,在美國《Inc.》雜誌網站就指了高效工作者聰明處理事情的六種方式,不僅簡單學習,更能讓繁雜的事情皆有效完成。這六種方式如下:

1.一次就把事情做完

擁有高生產力的工作者,絕不將待辦事項延後處理,或是只把事情做到一半就轉去做其他事情,結果自然是每件事情做個半吊子,一件也無法完成。一再把工作堆積,只會大量浪費時間,email稍後才寄給客戶,晚點再撥打電話給廠商,這些都是不必要的行為。將心思專注於當下,便能快速處理好每件事情,如果無法應付,就果斷地找尋他人協助。

2.為明天做好準備

永遠在下班前,為明天做好規劃。用輕鬆的心情,思索未來執行的大方向,這方式不僅能幫助回顧一日的績效,也同時讓明天的自己,持續擁有高效率生產力。只需要短短的幾分鐘,掌握初步策略,隔天工作便能更容易上手。

3.按流程準時開會

會議是職場中最浪費時間的事情。擁有超級執行力的上班族,每天都有既定行程,因此準時開始、結束會議時間,絕對是最高法則。一旦掌握流程,便能有效控管時間。

4.適當說不

高執行力的人會果斷說「不」。隨著職位升遷,責任也會隨之增加,即使能力再強,也必須學習適當拒絕。面對既不重要、又不緊急,往往只是來自人情壓力的事情,優秀的工作者不會說「我不確定我可以」、「我不一定能做到」,而是婉轉但明確地回絕要求。如此一來,才能將手上的工作投入最大精力,並展現更好的結果。

適當拒絕能讓工作效率提升,按著計畫執行;反之如果畏懼說「不」,工作壓力不但會加重,還可能很快出現職業倦怠。

5.特定時間看email

千萬別讓繁雜的email一再打斷工作。為了讓工作更有效率,高生產力的上班族會找固定時間瀏覽email,並歸類寄件者的資料。重要客戶、供應商優先處理,其餘信件則等待工作告一段落,或設定自動回復,告知對方回覆時間。

6.每次只做一件事情

超級執行力的工作者知道,一心多用是職場中扼殺效率的最主要根源。當腦中需要思考不同的兩件事,繁雜的資訊將形成亂流,使思維打結,進而造成注意力無法集中,如此一來,不僅無法同時達成目標,更有可能拉長工作時間。

史丹佛大學研究也顯示,認為自己能同時處理多項事情,並因此提升工作績效的人,其實表現遠落後於專心處理單一事項的同仁,背後原因在於,零散的資訊,使人腦無法完整組織架構,並造成各種訊息互相干擾。

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(本文轉載自《SmartM人才培訓網》,原文請點此。)