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辦公桌總是一團亂?3個整理訣竅,東西和資料不再找不到!

2019-12-15 04:31:43
Managertoday
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就要進辦公室對著全公司同事做簡報了,重要的資料卻怎麼也找不到,明明昨天還在桌上看到的啊! 我們都過這樣的經驗:望著雜亂的桌面興嘆,下決心動手整理,卻只維持了兩天,不到一星期又被打回原形。《THE 2

就要進辦公室對著全公司同事做簡報了,重要的資料卻怎麼也找不到,明明昨天還在桌上看到的啊!

我們都過這樣的經驗:望著雜亂的桌面興嘆,下決心動手整理,卻只維持了兩天,不到一星期又被打回原形。《THE 21》採訪在日本有「收納王子」之稱的小島弘章,談整理辦公空間的訣竅:

1.整理的起點是「拿出物品」,而不是把東西收起來

不懂收納的辦公室都有一個明顯的特徵,總是把用不到的東西收起來,會用到的東西攤出來,導致找不到的東西愈來愈多,連帶拖垮工作效率。

「用來找東西的時間,是人生最大的浪費。」小島解釋,多數人都誤以為整理就是把東西收起來,但是這正是花了很多功夫收拾,卻都沒什麼效果的主因。

相反地,真正有效的整理,第一步就是清空書架和抽屜,拿出所有東西;接下來,要將物品分類,篩選出用不著的東西。

2.「現在」用不到的東西,就要果斷丟棄

物品取捨的標準,最好只問「現在是不是會用到」,用不到就淘汰;不能只看「需要與否」,否則還是會留下一些「有可能會用到」的東西。最後剩下來的會用到的東西,才放進收納空間裡。

如果分類後的物品,有些還是捨不得馬上丟掉,小島建議,你可以給自己一個猶豫期,把這些東西放在辦公室裡最顯眼的地方,比如說茶水間的空桌上,或是客人來訪時會看到的地方。相信過不了多久,你就會自己覺得礙眼而清理掉了。

為了強調辦公室整理的重要性,小島做了這樣的譬喻:一般辦公室用於收納物品的空間,大約占樓地板面積的20%,如果收納的都是些用不到的東西,等於白白浪費20%的辦公室租金,「從這個角度想,是不是就覺得收著用不到的東西,後果比你想得還嚴重?」

3.收納辦公物品時,要考慮取用的動線

只留下有用的物品之後,在收納時,還要考慮到取用的動線。例如,置物櫃裡的東西最好和鄰近座位同事的工作內容相關,減少每個人的移動距離。

另一個重點是,公用抽屜裡常會放很多一樣的東西,像是多台筆記型電腦、滑鼠和變壓器,透過替這些物品編號,比如1號筆電,要搭配1號滑鼠和1號變壓器,取用時就能一次拿對。

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(本文整理自2015.10《THE 21》封面故事)

圖片來源 / Graham Brenna via flickr, CC licensed