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「說不定以後還會再看?」別讓家中書滿為患,這4種書請勇敢丟掉吧

2015-10-25 整理‧撰文 / 謝明彧
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「能夠擠進『沒辦法丟掉的東西』前三名之一的,非書籍莫屬,」以《怦然心動的人生整理魔法》在日本大賣百萬本的近藤麻里惠表示,不管是愛看書的人或不愛看書的人,能夠毫不猶豫把書丟掉的人其實非常少。

為什麼丟不掉?「說不定還會再看」是最主要的理由。但近藤反問,「在所有的藏書中,哪些你曾經看過第二次?」根據美國國家檔案管理協會(NARA)統計,1年沒碰的東西,會再度使用的機率只有1%,以此計算,就算每周讀1本書,會重讀的書很可能兩年也才1本左右。

然而書的用途,是為了讓人透過瀏覽上面的文字,獲得所需的資訊,或體驗閱讀時的樂趣。換句話說,書的價值存在於「知識與內容的吸收」上,一旦了解了一本書所要傳達的內涵,其實書本身不存在也沒有關係。

丟棄書籍不代表丟棄知識,擁有書本也不代表擁有知識,因此近藤強調,只保留那些會想要一讀再讀、或每次光看書封就會湧起感動的書,為未來的新書騰出架上空間,才能讓知識流動,讓自己能不斷成長,否則就算藏書再多,也只是占空間的無用裝飾和自我安慰而已。

取捨 無法令人心動的書,能丟就丟

步驟1:先留下「名人堂等級」的心動之書

近藤表示,首先那些「絕對不可能丟棄」「能毫不猶豫說出『我好心動!』」的書,是一個人心中「名人堂等級」的存在,這種書當然可以毫不猶豫地留下來。

步驟2:讀過的書依性質分類取捨

對於已經讀過的書,《零雜物》作者詹采妮表示,書依照內容功能分為3種,以下為基本應對之道:

❶ 通俗讀物的小說:一般來說小說讀完,知道劇情後,幾乎沒有人會讀第二遍,因此可以直接捨棄。如果真的某天想要重新溫習,再向圖書館借即可。

❷ 概念性的知識書:提供某種知識架構或理論的商管書、歷史書或科普書都屬於這類,這類書了解內容遠重於保存,如果看著書封就能大概說出主要理論,請放心捨棄。

同樣如果某天需要翻閱,從圖書館借閱即可。

❸ 實用性的工具書:工作或家居需要用到的書籍,例如設計書、食譜等,由於不時會有反覆翻查內容的需要,可以留下,但只需保留最新版本或最好的幾本經典作品,相同功能的書不需要重複擁有。

步驟3:只讀一半的書請捨棄

有些書會只讀一半就停住,想說找時間再來讀完,近藤強調,「讀到一半的書不需要讀完,因為這種書的任務就是只讀一半」。真的喜歡的書,怎麼可能讀到一半就停止?

會只讀一半就放回架上,代表內容根本不適合自己,與其勉強自己讀下去,還不如把時間拿去讀現在就想讀的書,更有意義。

步驟4:買來1年還沒翻過的書就丟吧!

日本整理師小松易在《改變人生的一分鐘整理術》中指出,整理書架時,請挑出「買了1年卻1頁也還沒看的書」。然後想想,我真的需要這本書嗎?如果需要的話,馬上開始閱讀;如果沒有立即閱讀的必要,就應該立刻處理掉。

因為對一本書的需求度,最高峰是在購買的當下,其後隨著時間遞減,放1年都沒看,代表對它的閱讀需求早已不存。

定位 讓書本「站起來」,避免平放堆疊

原則1:書一定要豎著放

所有整理專家都強調,書籍擺放時一定要讓書本「站起來」。因為平放堆疊,書會彼此遮蓋,形成「沒看到、看不到、不能用」的情形,讓壓在最底下的書難以拿取,甚至直接被遺忘。

更重要的是,堆疊可以無止境的向上發展,也就意味著書籍無止境增加時你也不會發現;但若直立擺放,一旦書架放不下,你才會意識到「啊!書好像太多了!」明白是該進行書籍總量管制的時候了。

原則2:選擇適合自己的書本上架分類

日本事務效率化顧問、「辦公室事務的效率學」網站主持人小田切展子在《日經Associé》2012年12月號「整理術」專題中表示,為書做好上架時的分類,才能避免以後買入新書後,架上又變得一團亂,可以依照每個人閱讀與使用習慣上的不同自行選定分類系統:

❶依照類別:不管是依照出版社、音標或主題進行排列,採用一套自己便於檢索的分類法,可以加快自己找書的速度,適合藏書量大的人。

❷依照尺寸:將開本大小相同的書排在一起,再由小到大從左向右排列,可以創造出整齊畫一的陳設。

按照尺寸排放的另一個優點,是能創造最大的收納力,適合書不多或注重美觀的人。

原則3:預留兩成空間

在上架書本的時候,小松則強調,一定要預留空間給未來的新書。最佳的收納量標準,是設定在「八分滿原則」,留下兩成空間,留有餘裕,才能隨時接收新的東西,讓自己有機會不斷接收新的資訊與知識。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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