不用Excel函數也可以運算？「小計」幫你一次完成資料分類統計

還沒學會許多函數，就要交出報表，該怎麼樣先做簡單的資料運算和整理？

為了方便使用者建立資料的摘要，Excel內建了「小計」的功能，可以幫你把資料分門別類、快速統計，完全不需要用到任何的函數啦！下面以「辦公用品採購申請統計表」為範例來說明，假如想知道各部門請購總金額，我們就請Excel按照申購部門來做分組小計吧。

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1.將資料按照「申購部門」排序

因為要把資料分類整理，使用小計之前，必須將資料先做排序，Excel才能辨識哪些資料是同一組。

2.點選「資料」索引標籤的「小計」

小計的功能放在資料標籤裡。

3.設定分組小計欄位為「申購部門」

這是告訴Excel，請按照部門來分類資料，再進行統計。

4.設定使用函數為「加總」

因為是要顯示出各部門的請購總額，就要用加總函數，但如果想列出各部門的申購單數，這邊就改選「項目個數」。這裡還有平均值、最大值、最小值等常見函數可供使用。

5.新增小計位置勾選「總價」

告訴Excel把總價這欄按照部門分別加總。這裡可以不只勾選一種，要是希望一併計算的欄位，都可以勾選起來。

6.勾選「取代目前小計」

Excel會自動勾選這個按鈕，確保你執行多次小計也只會顯示最新結果。假如想保留每一次小計的結果，請取消勾選這個項目。

7.視情況勾選「每組資料分頁」

這個功能在列印時特別好用。勾選此項目，Excel會按照資料分組來分頁列印，一個小計視為一組。比方說在此案例中就會按照部門別列印，一個部門一頁。

8.勾選「摘要置於小計資料下方」

Excel會自動勾選這個按鈕，讓小計和總計都列於資料的下方。如果取消勾選，小計結果會跑到資料上方。

9.按下「確定」

這時所有資料會按照部門分別做小計。表單左側的群組大綱，可以幫你收合資料，只顯示出小計的結果。想取消小計列的話，只要重回「資料」索引標籤的「群組→小計」，按下「全部移除」即可。

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圖表製作 / 實習編輯吳瑄庭