Managertoday 經理人

只有文字的簡報,也能賞心悅目!2個步驟讓文字型簡報清楚易懂

2019-12-13 02:04:26
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-jkmeciNtJR0/Vot3knOEMNI/AAAAAAABvDo/_0w_dLtxucI/s1280/PPT_%25E7%25B0%25A1%25E5%25A0%25B1%25E7%2583%2598%25E5%259F%25B9.png
<iframe width="640" height="360" src="https://www.youtube.com/embed/oXQCx33SBcA?list=PLdkvZCcLvKbYs5

(本文屬於影片摘要,完整內容歡迎請直接觀賞影片)

今天的分享想跟大家聊的主題,是「如何調教只有文字的簡報? 」。之所以會著重在文字而非其他更圖像化的主題,其實是因為「文字型簡報」才是一般人日常簡報中真正常製作簡報類型。一般人大概會用以下三種方式處理純文字簡報:

  • 重點:利用文字外型上的變化來強調重點,例如上色、粗體等等。但缺點則是把版面弄得太過花俏

  • 簡化:僅將重點字串保留,像是大字報那般,但缺點則是在實務上不太可行,因為簡報製作人跟報告人不同時,常會忽略細節部分或是忘記這部分資訊怎麼來的

  • 圖示:利用圖示將簡報視覺化,但缺點則是實務上技術門檻以及時間成本太高,且往往利用圖像表達意思時會有精確性不足的問題

圖說明

這時該怎麼辦呢?一個很重要的概念就是「簡報圖像化的本質並不在於圖像的使用,而是在於『圖像化的思考』」遇到純文字簡報的時候,我們可以把文字當成圖像來處理,而我們常使用的處理方法有兩種:「大小對比凸顯重點」及「利用位置和線條表現邏輯」。

圖說明

示範案例:臺中大里菸葉廠目前主要議題簡報呈現

圖說明

STEP1. 善用大小對比,凸顯重點

在利用文字大小產生對比的方法中,先在段落內找出所謂的關鍵句,再從關鍵句中找出最重要的關鍵詞,例如本案例中的都市計劃是否改為公園用地,以及都市計劃:

圖說明

找出關鍵句以及關鍵詞後,加上原本的內容,在這三者之間用不同的文字大小,來區分重點跟細節。注意字少不是重點,重點是把文字之間的對比與重要性強調出來

圖說明

STEP2. 運用位置和線條,表現內容間的邏輯

第二種將文字視為圖像處理的方法,則是利用位置和線條來表現邏輯。傳統我們表現重點的時候,可能是用條列式的簡報,但條列式簡報的缺點在於我們很難看出重點間的關係。而當我們加入位置和線條協助邏輯的呈現時,就可以在簡報上表現出它們之間的關係(如下圖):

圖說明

修改完成!

本案例修改前就是傳統的條列式簡報,再透過上述兩個方法:文字大小對比,及利用位置和線條表現邏輯,我們就可以把原本案例中難以閱讀的簡報修改成這樣:

圖說明

在修改後的簡報中,我們可以一眼看出大里菸葉廠的主要議題有哪些、都市計劃是否更改為公園用地以及文化資產的指定或登錄,利用方法讓簡報的層次、結構更為鮮明,使觀眾一目了然。

事實上這兩種方法,就是有效資訊觀念在純文字簡報的應用(如下圖),所以最終最重要的,就是要思考如何把真正有價值的有效資訊提供給觀眾啦!

圖說明

(本文出自「簡報藝術烘培坊」,原文請點此。)