Managertoday 經理人

開會最要不得的:沒存在感!參加會議前,一定要先準備這「三大武器」

2019-10-18 13:14:37
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-188Iq3JiM_0/VTYKoK-MqeI/AAAAAAAA2-E/3tADVQqF8bg/s1280/busy_flickr_stitch_408731177_%25E9%2595%25B7.png
###開會時準備這三大武器,讓你的優秀被看見 開會時,看到其他同事總是滔滔不絕,自己卻腦袋一片空白,只好乖乖做個聽眾。開完會了,老闆可能連你有沒有進來開會都沒印象。開會是讓自己被看見的最佳場合,千萬不

開會時準備這三大武器,讓你的優秀被看見

開會時,看到其他同事總是滔滔不絕,自己卻腦袋一片空白,只好乖乖做個聽眾。開完會了,老闆可能連你有沒有進來開會都沒印象。開會是讓自己被看見的最佳場合,千萬不要變成沒有存在感的員工!想在會議上有所貢獻,有三項東西是必備的:資料、觀點和意見。參加會議前,務必確認是否已經備齊這三大武器。

其中,最重要的是「資料」。毫無根據的議論只是浪費時間,以片面的想像或臆測為依據的討論,更是毫無建設性可言。即使對於某項議題展開正反的辯論,若沒有事實資料佐證,終究只會各執一詞,最後陷入攻訐的局面。這種情況尤其在網路上,更是尋常可見。

唯有雙方站在同等的「立足點」上,才能展開有意義的議論。

最具說服力的資料,便是「數據」。例如關於「酒後肇事」,一般人都會抱持著:政府宣導早已是老生常談,但肇事件數卻依然不見減少的刻板印象。然而實際檢視數據,日本肇事件數在二○○○年為最高峰,其後開始逐年減少,在二○一三年已剩下顛峰期約六分之一,一年僅發生四○○件。雖然數量依然可觀,但可以顯見嚴懲的效果。

除了數據外,「親身體驗」的資料來源也極具說服力。例如小學老師親身說法:「現在的小學生都……」想必他的意見就會被認為與實際狀況相去不遠,畢竟這是他每天生活所獲取的親身體驗。

即使無法明確地數據化,但這些親身體驗過的資料,都積蓄在他們的腦袋中。這也是他們的評論之所以能夠說服人,且令人感興趣的原因。

可是,也有不少誤用經驗資料的例子,較常見的便是僅擷取事物的表象,或是以單一個案評斷,「現在的高中生都是……的德性」,或是「這家店的拉麵上不了臺面」的情形。只是依附個人的偏見或印象,不以資料為依據的言論,缺乏議論的價值。

發言有力量,具體意見不可少

開會時,第二重要的是「觀點」。發言者應當向他人闡明:自己是以什麼樣的角度,看待這項議題或是資料。比起主張彼此的正當性,更重要的是試著站在對方的立場思考。

如此一來,不但可能得到嶄新的發現,或許也能找出彼此意見的共通點或妥協處。即使看法不一致,至少有討論的餘地。也可以說,轉換觀點的目的是為了讓雙方取得共識。

而「意見」在會議上也是不可或缺的。雖然互相交換對於問題的看法,若是無法提出「解決辦法」往往只是徒勞。在眾人提出意見、討論修正方法,並加以匯總之後,一場具建設性的討論才算大功告成。

提議時須注意自己的意見是否具體,不切實際、天馬行空或是目標過於遠大的意見,都不具意義。正因如此,才必須以正確的「資料」與「觀點」作為意見的前提。

倘若能夠做到「提示資料」、「闡明觀點」、「提出意見」這三點,無論議論結果如何,想必都能讓人認為你是個「能夠獨立思考」的人,也能為下一場會議爭取到更多發言權。

延伸閱讀/

想被老闆看見,「會議」是最重要的舞台!8方法訓練你的發言功力

會議紀錄怎麼做最快又明確?會議室有一個好工具,你一定沒想到...

圖片來源/Jimmy Hilario via flickr, CC licensed