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碰到問題總是「卡關」? 不是你不聰明,而是想太久

2019-11-20 21:53:34
Managertoday
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碰到問題、要下判斷時,為什麼有些人的思考總是慢吞吞、一團混亂?以創意設計聞名的日本百年文具店KOKUYO人才培育訓練員下地寬也認為,這跟每個人想事情的方式有關。 如果能夠建立起一套有效率的思考模式,

碰到問題、要下判斷時,為什麼有些人的思考總是慢吞吞、一團混亂?以創意設計聞名的日本百年文具店KOKUYO人才培育訓練員下地寬也認為,這跟每個人想事情的方式有關。

如果能夠建立起一套有效率的思考模式,就不會經常在眼前的問題打轉、在沒必要的環節上猶豫過久、為了尋找最正確的解答而浪費時間,甚至害怕失敗而沒有行動。

想要讓自己練習想得周延、果斷決定,下地寬也建議套用由以下5個步驟所組成的「思考模式」:
圖說明

1.安排工作時,先釐清「目的」「成果」「方法」三個關鍵問題,避免白費力氣:

當主管指示你「評估引進IT系統的可能性」時,不要立即著手蒐集IT系統的資料,應該先釐清任務「目的」,是想掌握人員工作進度,還是想嘗試管制加班時數、確保公司利潤。

確認目的之後,才開始思考「成果是什麼」「怎麼做」,避免搞錯方向而做白工。

2.蒐集資料時,先找最相關、最重要的資訊,別在枝微末節打轉:

圍繞著一個核心主題或假設,有系統地蒐集資料,避免因為「這很重要、那也很重要」而耗費太多精神。

假設想了解「數位裝置的普及,帶來了哪些改變?」你可以先從消費者需求、競爭對手動態等「主題相關資訊」開始蒐集。接著才是業界趨勢、新發明等「主題周邊資訊」。如果行有餘力,最後再蒐集「一般資訊」,例如法規變更、人口資料,因為這些資訊與主題的相關度最低。

3.發想創意時,先從「共通點」與「不同點」著手,發掘好點子:

例如,你想開一間義大利餐廳,目前參考的同業是A、B、C三家義式餐廳,它們的共同點是價格很高貴,因此,你的餐廳可以考慮提供平實的價格。

但是,義式料理的食材成本原本就高,很難從這方面壓低價格,那麼,你不妨考慮採取「立食」(站著吃)形式,這麼一來,餐廳空間能做出最大的利用,提升翻桌率,你還可以用「高級食材、平價享受」的行銷訴求吸引顧客。

4.猶豫不決時,直接套用判斷標準,快速評估:

如果你老是在多個選項裡游移不決,可以從過往經驗裡列出幾項重要的評估標準,然後根據這些標準為每個選擇評分,由得分最高的出線。

例如,你想知道哪個新商品構想最合適,就列出「獨創性」「可行性」「獲利性」等判斷標準,做成評量表逐項比較,再根據總積分找出最好的選擇。有邏輯地評估選項,就能提高你的決策速度。

5.表達時,套用基本論述架構,清楚又有說服力:

最能讓聽眾掌握重點的論述結構是「表明結論+解釋理由+提出具體對策」,掌握這個標準,再根據說話對象調整措辭或語氣,就會給人一種明快、專業的形象。

下地寬也認為,工作效率高的人通常不是「反應很快」,而是「不會猶豫」,能夠熟練地套用「思考模式」快速組合資訊,再隨著工作過程逐漸修正,找出最佳解。

延伸閱讀 / 羨慕同事總能侃侃而談?「8 大思考利器」讓你也能想得快又好!

(本文取材自《3秒思考,2秒決定!日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的超效率思考術》,商周出版。)

首圖來源 / Anders Adermark via flickr, CC Licensed.