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別再東翻西找了!3招公事包整理術,提升你的專業形象

2019-11-16 01:26:43
Managertoday
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「我記得車票是放在這裡的啊?」「我的錢包跑去哪了?」 你是否有過這樣的經驗呢?每次出門要拿東西,因為包包太亂只得東翻西找,有時還需要把公事包的東西全部翻出來才找得到東西。小心這樣的行為讓你看起來超級

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「我記得車票是放在這裡的啊?」「我的錢包跑去哪了?」

你是否有過這樣的經驗呢?每次出門要拿東西,因為包包太亂只得東翻西找,有時還需要把公事包的東西全部翻出來才找得到東西。小心這樣的行為讓你看起來超級不專業!

日本Vitamin M公司董事長鈴木真理子提供了以下幾種的整理方式,讓你收納公事包時更有效率,也能帶給他人整齊乾淨的好印象:

1.善用拉鍊袋,分類各項物品

許多文具行、均一價商品店都有販售的各類型拉鍊袋,可謂公事包的最佳幫手!可以依照自己的需求做分類,外出拜訪客戶的上班族可用拉鍊袋幫各項物品做分類,更可以在拉鍊袋外貼上物品細項,減少弄丟或遺忘的機會。

(1)交通類:車票、報帳收據、誤點證明

大部分的人會將收據一股腦兒塞進自己的皮夾內,以致於不小心和發票、會員卡、鈔票混在一起,以拉鍊袋收納這些物品,核銷時就不用再東翻西找。

圖說明

(2)文具類:

上班族的筆袋不應該再像是求學時期,裡面放著五顏六色的色筆,而是應該力求精簡及效率。裡面可以放入基本的藍、黑色原子筆、自動鉛筆、修正帶、鐵尺、美工刀、便利貼、N次貼等等文具即可。
圖說明

(3)電器類:

手機充電器、耳機和行動電源幾乎已經成為人人外出的必備物品,但是多數人要拿出這些東西時,都要先經歷一番頭痛的解開過程。將電線整理後束好,依序放入拉鍊袋中。此外,若是需要外出提報,拉鍊袋內不妨可以放入投影筆、備用電池、USB。這類的物品相當容易遺忘或弄丟,大家可以在拉鍊袋外寫上物品總表,並於收納時一一核對。
圖說明

(4)化妝品、生理類:

女性難免會碰上需要補妝、生理期間,以一個不透明的拉鍊袋裝入小型化妝品、生理用品,需要離席去洗手間時也不用再遮遮掩掩。
圖說明

(5)郵件類:

「外出的時候,順便去寄封信吧!」心裡這麼想著,就把信件往公事包一塞,回到家後才發現,不僅忘了寄信,信件還被壓爛了。為了避免這樣的情形,可以準備郵件專用的拉鍊袋,並在內部預備數張貼好雙面膠的郵票。請記得,這個拉鍊袋並非收在公事包裡的,而是外出時拿在手上提醒自己,一旦完成任務時才可以收進公事包裡。
圖說明

2.幫自己投資好的鋼筆,並隨身攜帶

好不容易客戶點頭成交了,業務人員開始東翻西找筆到底在哪裡,客戶不禁心想:「交給這傢伙到底有沒有問題啊?」

身為上班族,隨身攜帶一支好的鋼筆是必然的,並非鼓勵大家去購買名貴的鋼筆,而是記得隨身攜帶出墨乾淨、不會斷水的鋼筆,一旦客戶要簽名時,流暢的筆帶來的不僅僅是愉悅的書寫經驗,更能夠展現個人的品味。

3.手機網頁也要分類

要查詢班機資訊、列車時刻表嗎?許多人都會拿起手機,接著花費一些時間找到自己所需的資訊。其實,你可以幫手機網頁做個分類書籤表,減少搜尋所浪費的時間,你更可以將搜尋結果直接「螢幕截圖」,避免無法連線時的窘境。雖然建立各類書籤會花費一些時間,但是效益良多!

各位可以依照需求,分類成下列數種書籤資料夾:
圖說明

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首張圖片來源/Do8y via flickr, CC licensed