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擺脫小事疲勞轟炸,4個方法挑出今天最重要的事、優先做好做完

2019-11-19 00:50:06
Managertoday
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一早進公司,打開電腦後,花了快2個小時回覆所有e-mail,等到要處理老闆要求的重要報告時,卻發覺自己已經筋疲力盡,腦袋一片空白;原本你預計要花一個下午的時間規畫部門的新計畫,在歷經一整個早上與客戶冗

一早進公司,打開電腦後,花了快2個小時回覆所有e-mail,等到要處理老闆要求的重要報告時,卻發覺自己已經筋疲力盡,腦袋一片空白;原本你預計要花一個下午的時間規畫部門的新計畫,在歷經一整個早上與客戶冗長的業務會議後,一想到下午的部門新計畫令你頭痛不已。

《每天最重要的2小時》作者喬許・戴維斯(Josh Davis)指出,由於多數事務都會導致人們某種程度的心智疲勞(例如回覆e-mail、與客戶開會),因此最好別將重要的事,留在接近下班時段才做,因為等到那時候你很可能已經陷入心智疲勞的狀態。為了讓工作更有效率,戴維斯提出4個避免心智疲勞的工作原則。

1.早上優先完成最重要的工作,以免腦力被無數個小決定消耗掉

開始一天的工作前,先想想今天要忙的所有待辦事項中,哪一項最富創造力、最有趣或最具有效益,優先投入一、兩個小時處理這件事。戴維斯提醒,「優先」的意思是指「你做的第一件事」,而不是在打開e-mail或查看任何媒體報導之後才做,因為這些小事會在不知不覺中消耗你的心智能量。

2.檢視當天待辦事項,區分成「重要決定」「創意」或「其他雜項」等

事先安排當天稍後的其他時段,例如,利用中午時段處理雜事,以免自己一早就開始想到要先做這些瑣碎的小事,平白浪費當天心智能量最高的時段。

3.嘗試只用下午1小時的時間,閱讀、回覆e-mail

這個做法雖然不見得適合用於所有人,但卻值得一試。嘗試看看自己能否因為這樣子做,而在其他時段更專注於解決重要問題,或需要發揮創意的事情上。

4.在非常重要或忙碌的工作天前一晚,預先決定好明天要做的事

這樣子做的好處是,在隔天一早就不必動腦筋去想要如何完成當天的工作。這些事情可大可小,例如第二天要穿那一套西裝、與客戶見面時要說什麼、早餐與中餐要吃什麼,以及當天有哪些事情必須完成。

延伸閱讀 / [圖解]急迫與重要矩陣,區分事情輕重緩急

資料來源 / 《每天最重要的2小時》,大塊文化出版

圖片提供 / Kevin Harber Via Flickr, C C Licensed