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從唐太宗的「偏心」,學會如何打造高效團隊

2016-04-20 整理.撰文 陳書榕
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你一定聽過在組織裡面總有這些「流言閒語」:「老闆就是對Emily比較偏心。」「她業績好就得人疼啊。」「她們兩個老是關在辦公室裏面談話,一談就是一、兩個小時。」

老闆是真的「偏心」嗎?若他真的「偏心於某位明星員工」,又是為了什麼?

中央大學人力資源管理研究所副教授林文政在《當主管要知道的第一件事》中,剖析了這種領導人會與某些部屬比較親近、將之視為「圈內人」的行為。,他以喬治‧嘉能(George Graen)曾在1976年提出的「垂直對偶連結」(Vertical Dyad Linkage)提出解釋。

「垂直對偶」係指分屬組織上下層級的兩個人所形成的關係,例如「主管與部屬」。而這個理論跟過去大部分的領導理論有兩大差異:

1.過去的領導理論假設,主管會以同樣的方式對待所屬成員,但嘉能不這麼認為。他表示主管與部屬之間的關係會隨著各自不同的交流與互動,而形成獨特的關係,這即是「圈內人」與「圈外人」的由來。

2.而當領導者將部屬「分類」後,會發現圈內人對於正式工作範圍以外的任務,都有很強的意願跟能力承接,而領導者也願意賦予他們更大的自由度與權力,甚至也有可能進一步成為領導者的非正式幕僚或決策智囊。

相反的,圈外人所接收到的任務則較一般、固定,也比較沒有自由。所以常會形成組織內總有「圈外人」嘲諷「圈內人」走後門、主管偏心的流言蜚語產生。

但區分「圈內、圈外」就真的是主管徇私偏袒的行為嗎?相反的,嘉能認為,組織內有「圈內人」,將對組織績效表現有一定影響力,但是負面還是正面,端看領導人是用什麼樣的標準挑選圈內人。林文政舉了正反兩例供讀者參考:

著名的正面例子則是唐太宗的團隊,包括後世稱為「房謀杜斷」、善於籌謀的房玄齡、以決斷見長的杜如晦,直言不諱的諫議大夫魏徵、武將李靖與李勣。林文政認為唐太宗任內政治清明、國勢強盛,與他身邊圈內人皆擁有頂尖素質與能力有關。

相反的,唐末牛李黨爭與明末東林黨爭,這些放任宦官主政、讓朝政流於黨爭,就是找錯圈內人的另一負面教材。

從以上兩例,顯見林文政認為選拔圈內人的標準應該為「工作績效表現」,進一步考慮該員工的工作能力、適配領域、人際關係能力與可否信賴等關鍵指標。

但就大多數研究結果與過往歷史事件發現,多數領導人卻都會不自覺的,以個人偏見與喜好,包括性別、宗教、種族與工作以外等條件作為挑選標準,致使選進非專業人才或能力不足者,最終拖垮組織績效,也壞了自己的名聲。

也因此,領導者得再深思一層,現在你身旁的「親信」,你信任他們的原因,究竟是「能力好」,還是純粹與你「投緣」而已?

延伸閱讀 /

1.唐太宗:領導,不用詐術試探部屬
2.老大身材,老二身段──領導者的基本素質
3.伯樂與千里馬誰重要?主管不懂用人,好人才也會變庸才

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當主管要知道的第一件事:懂得用人,庸才也能變人才

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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