整理‧撰文 陳清稱
為什麼這樣工作會快、準、好
光靠努力，也不能做完更多事！聰明人都懂這些原則，一次完成所有事
一名全球頂尖外科醫生、大學教授與世界衛生組織委員，除了要面對病人複雜的病情外，還一邊定期在國際期刊上發表論文，一邊負責送醫療愛心器材到低開發國家的非營利組織。除此之外，還要照顧老婆以及 3 個小孩，同時寫了 3 本暢銷書，經常一派輕鬆地出現在電視節目上受訪。
這是身兼著名外科醫師、哈佛醫學院外科教授、暢銷書作家、非營利組織領導人阿圖‧葛文德（Atul Gawande）工作與生活的真實寫照。看完他充實的人生，也許你忍不住感嘆，為什麼有些人可以從容地身兼多職，成就許多事情？反觀自己，整日忙得焦頭爛額，成果不如預期，生活也一團混亂。
為探究影響人們生產力高低的背後原因，《紐約時報》（The New York Times）記者、暢銷書《為什麼我們這樣生活，那樣工作？》作者查爾斯‧杜希格（Charles Duhigg），走訪了企業執行長、百老匯作曲家、將軍等成功人士，藉由他們的親身經歷，從中找出提高生產力的祕訣。
杜希格研究發現，高生產力絕不是愈血汗、愈努力工作，就能夠做完更多的事，就像在電腦桌前比別人多待好幾個小時，並不保證一定會帶來更高的產值。相反的，具有高生產力的人通常都是善用體力、腦力與時間，用最少的付出，獲得最有意義的報酬，讓自己不用很痛苦、壓力很大，就能把事情做完，而且不必犧牲自己所愛的人事物。
這種乍看聰明人才做得到的事，杜希格將它們歸納成 8 大因素：動機、團隊、專注、目標、管理他人、決策、創新與吸收資訊，其中又以動機與目標最為關鍵，並用於自己寫作新書的計畫上。
人一旦擁有掌控權，就會比較想做事
動機是提高生產力的頭號因素，想要做一件事情，就必須對那一件事情產生掌控的感覺，才會有強烈動機去完成它。
杜希格以親身經驗為例，既要忙《紐約時報》記者的工作、寫書，還想努力當個好爸爸、好先生。結束工作回家後，還要整理新書章節草稿、陪孩子上床睡覺、洗碗、以及處理眼前一堆等待他回覆的 e-mail。此時任何的激勵，對於精疲力盡的他來說，根本起不了任何作用。
直到某天，他靈機一動，想起美國海軍陸戰隊為了訓練新兵自主思考的習慣，一改過去由專人從旁指導的方式，由他們自行決定該如何度過難關，讓新兵將眼前苦差事化為自己的選擇，藉以鼓舞他們勇敢踏出第一步、奪回主控權。這個方式意外激起新兵解決問題的強烈動機，也說明了當人們覺得掌控權在自己手上時，就會比較想做事。
於是杜希格決定，用最快的速度在每一封邀請他參加會議的來信上，不假思索地寫下「我可以參加，但 20 分鐘後就得離開」，再寫出完整的回信內容，不到 35 分鐘內就清空所有收件匣。
換句話說，杜希格在回覆每一封信時，都在不斷地提醒自己「眼前的選項由我來選擇」。例如，一旦在螢幕上寫下第一個句子後，要寫出完整的回信就簡單許多（踏出第一步）。更重要的是，如果每一個回覆的句子都讓人覺得掌控權在自己手上，就會比較有動力去完成這件事。
除了擁有掌控權可強化做事的動機外，透過強迫自己解釋究竟為什麼要做這件事，也可以提醒自己眼前的瑣事，只是為了更長遠的目標。就像杜希格的目標是寫新書，快速回覆 e-mail 這件苦差事，是為了騰出更多時間寫書，如此一來，便有更強烈的動機去做這件事。
設定大目標、擬定計畫，有助於提升生產力
但光找出完成事情的動機，並不足以提高生產力，還必須有其他條件配合，像是「設定目標」就是其中一個。
杜希格提到，由於寫書的目標千頭萬緒，若沒有設定目標的話，很容易陷入不知如何著手的窘境。於是他將寫書的目標分成兩種：
1. 登月目標：
將內心渴望完成的長期目標寫下來。例如，杜希格將新書的某一個章節，鎖定以飛航故事為目標，並期望將來能夠完成；
2. SMART 目標：
實現登月目標的具體計畫，也就是詳細列出待辦事項清單。例如，確認登月目標後，接下來便可據此開始搜尋相關論文，找出飛航專家（specific，明確）；每天早上打電話給 4 位專家，直到找出正確的故事（measurable，可衡量）；排開早上所有事務，9 ～ 11 點都不要開信箱（achievable，可實現）；周一花 1 小時搜尋飛航專家，列出要打給哪些人，10 點 15 分打 4 通電話給專家，談完後詢問每一位專家還能找誰（realistic，實際）；一天打 4 通電話，到周四已打了 16 通電話，周四如果還找不到完美故事，再擬訂新計畫（time-related，時間線）。
設定登月目標的好處是，時時提醒自己大目標所在，避免分心；SMART 目標則可讓自己知道接下來該做哪些事，比較不容易被其他事情所干擾，有助於提升生產力。
「一個人的生產力會高，是因為他們強迫自己做出其他人懶得去想的選擇，」杜希格強調，人們選擇如何看待自己、如何設定工作與生活，將決定是否具有生產力。
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