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菁英都會的圖表思考術:畫一張圖表,讓數據資料中的重點現形

2019-11-19 08:08:20
Managertoday
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學會運用圖表思考,解決工作中遇到的難題,是職場中的老生常談。但碰到問題時,到底該怎麼運用圖表加以解決呢?例如,想要知道公司今年營收表現好壞,或是找出公司今年花費過高的支出項目時,最簡單的方法就是從既有

學會運用圖表思考,解決工作中遇到的難題,是職場中的老生常談。但碰到問題時,到底該怎麼運用圖表加以解決呢?例如,想要知道公司今年營收表現好壞,或是找出公司今年花費過高的支出項目時,最簡單的方法就是從既有數據資料著手。然而,數據資料往往只是冰冷的數字,並不容易一眼看出其中潛藏的問題,這時便需要借助圖表的分析功能,讓數據資料中的重點現形。

《菁英都贏在用圖表解讀數字》一書指出,學會運用各種圖表重新解讀數據資料,看出數據資料上該看的重點,發現數字背後的問題,是職場工作者必備的重要技能。就像同一份報表上的數據,多數人往往只會看「總計」與「排名」,若是能夠進一步將它們畫成圖表,拆解總計中的各項「明細」,也許就能找到問題所在。

接下來,我們將以圖表思考中最常見的長條圖、折線圖為例,解讀公司營收與支出數據,找出潛藏在數據中的重點。

1.運用長條圖比較不同年份,一眼看穿今年營收表現好壞

想要知道公司今年營收表現好壞,最簡單的方法就是跟先前同時期營收相比,但若是只將營收按照時間排序列出來,並不容易看出營收表現的好壞,若能有比較基準,並將它們畫成長條圖的話,就能一眼看出其中的差異。

例如,下圖中將去年1~6月營收與今年同時期營收相比,並將它們畫成長條圖,就能看出去年相比今年的表現如何。若是再將去年營收與今年營收的比率,畫成折線圖,便不難發現營收成長的趨勢,也可據此分析今年營收成長(或衰退)的原因為何,進一步擬訂因應策略。
圖說明

2.運用折線圖比較成長比率,找出經費支出最高項目

在年中檢討會議上,由於總支出費用與前一年度相比,明顯偏高許多,為了找出「錢到底花到哪裡去了?」這個問題,便可將總支出費用逐項條列出來,再利用長條圖將每一個項目「實際花費」和去年同期做比較,馬上找出「哪裡多花錢」,如果有特殊原因,例如聘請新人、設備換新與辦活動等,也能就此提出分析。

以下圖為例,將2010年與2011年各項支出項目金額,畫成長條圖;再依2010年支出金額為基準,換算出2011年度各項費用支出成長比率畫成折線圖。便可立即發現「人事錄用關係費用」與「交際費」,支出明顯比2010年高出許多,這時便可針對這兩項費用進行深入分析。

在分析「人事錄用關係費用」時,若是發現公司該年度錄用人數大幅增加的話,便可推斷這項費用的增加,屬於合理的範圍。但若非如此的話,則有可能是因為人事錄用的方法出現問題,才會造成費用不合理增加,這時便要深入了解背的原因為何,提出改善方法。

至於暴增的「交際費用」,則要釐清是否因為公司業務人員增加而增加,或是出現浮報交際費用的狀況。
圖說明

延伸閱讀 / 思考總是打結?把想法這樣畫出來,一眼就看穿關鍵!

資料來源 / 《菁英都贏在用圖表解讀數字》,核果文化出版

圖片來源 / Ken Teegardin Via Flickr, C C Licensed

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