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不需要厚厚的報告書!一張 A3 就釐清問題、完整呈現解決方案!

2019-11-16 01:28:25
Managertoday
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當你費盡心力找出了一個問題的真正原因,也針對這些原因思考了解決對策,該怎麼把問題的前因後果與建議對策,清楚且完整地向主管和同事報告?你想到的是製作30張圖文並茂的投影片?還是寫出一份厚厚的報告書?

當你費盡心力找出了一個問題的真正原因,也針對這些原因思考了解決對策,該怎麼把問題的前因後果與建議對策,清楚且完整地向主管和同事報告?你想到的是製作30張圖文並茂的投影片?還是寫出一份厚厚的報告書?

在 Toyota(豐田汽車),你的報告,不管內容再多、再豐富,都必須局限在一張 A3 紙上說完,也就是著名的「A3 報告書」。

這個做法的起源是,以前 Toyota 各廠之間的聯絡主要是靠傳真,而 A3 正是傳真機適用的最大尺寸。

因此,所有豐田人都必須學會把資訊萃取精鍊成完整、清楚、容易了解的樣貌,用最少的文字、形象化的圖表,只將最重要、最菁華的內容放入報告。

為了訓練員工在一張A3紙上完整呈現「問題解決的情節」,Toyota 制定了一套版面配置(如下圖):

1.最上方標示「報告名稱、公司、單位、日期、報告人」等資訊;
2.將 A3 紙劃分為左右兩大區塊,左半邊的上 1/3 是「問題定義與說明」,下 2/3 是「問題分析」,說明解決方案由何而來。
3. A3 紙的右半邊,由上到下依序是執行計畫、成果、未來步驟。由於解決問題的目的是要改善成果,所以成果是 A3 報告右半邊的重心,占最多篇幅。

從 A3 報告書的版面規畫可以看出,「問題分析」與「改善成果」是重點所在,並且呈現出兩者之間的關聯性。

左半頁,點圖可放大

A3報告書左頁

右半頁,點圖可放大

A3報告書右頁

如同《實踐豐田模式》一書指出,如果做好徹底且正確的分析,根本原因就會清楚浮現,解決方法也就顯而易見;而只要有效地執行對策,就會產生期望的成果。相反地,要是成果不如預期,就表示問題的分析有缺陷,或執行不佳。

要點1. 說明挑選特定 問題的原因

報告書開頭必須說明:為什麼你會認為這是個必須被解決的問題,包括:背景、預期目標與選定理由。

要點2. 點出現況和預期的落差

透過事實、數據,讓讀者了解現狀是什麼,現況和預期差距多遠,才能訂出合理的改善目標值。

要點3. 設定改善目標數值

想設定出具體的改善目標,可使用 5W2H 原則,指明「誰」在「多久」內要做到「多少」的成果。

要點4. 解釋問題根本原因

透過「5 個為什麼」,讓讀者一目瞭然你是如何分析問題,並導出接下來的解決方案。

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