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上班時間總是不夠用?4 張圖,幫你抓出辦公室的時間小偷!

2019-11-13 07:42:26
Managertoday
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早晨醒來,關掉鬧鐘,又是美好的一天!出門上班前下定決心:今天一定要完成企畫案提案。

早晨醒來,關掉鬧鐘,又是美好的一天!出門上班前下定決心:今天一定要完成企畫案提案。

但一進公司就被聒噪的同事攔下,硬是纏著你八卦一小時。好不容易坐下來準備工作,打開已經用了多年的電腦,光開機就花了五分鐘。電話鈴響,客戶嘮叨一陣,說出許多無關緊要的事情,掛掉後又是一通客戶抱怨的電話。好不容易擺平這些電話,卻到了要開下午例會的時間,只好暫時放下手邊的工作。結束會議後,竟然已經到了下班時間,而你的企劃進度是 0!時間,到底都花去哪了?

其實,每間辦公室裡都 4 個小偷!你必須有意識地抓住他,才可以留住時間做真正重要的事情。

圖說明

1. 短暫但頻繁的電話

在辦公室接電話,最怕對方有許多的話想講,卻老是講不到重點,只是在浪費時間。當此種情況發生,有三個可以防止浪費時間的方式:

  • 有計畫的電話(Schedule calls):先確定每通電話的目的,了解這通電話要討論什麼?了解這通電話會花你多久時間?什麼時候會結束?
  • 使用 Email、Line、Facebook Messenger 等通訊軟體代替電話:辦公室電話會限制你必須在辦公室才可以回覆,如果改使用其他線上軟體聯繫對方,就能在等車、通勤等空閒時段再進行回覆。

  • 在電話開始就聲明你只有有限的時間:電話一接起來就清楚表示「我只有十分鐘的時間,之後我有另一個重要的會議……」「我在下一個行程前只有幾分鐘的時間……」確保通話時間可以簡短。

圖說明

2. 開了五分鐘的電腦

你每天都使用的機器設備,如果運作不順,會耗費掉你大量的時間。電腦花很多時間開機、文件影印老是卡住、書桌抽屜無法輕易打開等等的問題,都必須要及早解決!將你每天浪費的時間成本納入考量,你會發現把舊機器丟掉、捨棄快壞掉的物品,絕對划算。

圖說明

3. 聒噪八卦的同事

話匣子、嘮叨的人,一旦張開嘴巴就難以閉上,浪費自己也浪費你的時間。除非不得已,否則在忙碌的情況下,盡量不要與他們接觸。只要每次和他們見面就要花掉一小時或是更多──你空不出的時間──去和他們對話的人,就必須有意識地保持距離!

要是他們反過來找你,準備佔據你的時間,那就試著訂下一個界線,一開始就說清楚你有多少時間。一旦他們開始談無關緊要的事情,就明確地打斷他們:「不好意思,我只有十五分鐘,我們繼續討論要談的事情吧。」

圖說明

4. 冗長的會議

坦白說,大多數的會議都很浪費時間!別以為會議都是你不可控制的事,試著建議主管和同事,換個更有效的開會方法,相信大家會非常感謝你。

比如,你可以限制會議在十五分鐘內必須結束,所有人圍成一圈、站著開會。畢竟沒有人會想要一直站著,腳痠就是提醒你「會議太長」的訊號,使所有人會快速的提到重點,而非闡述許多沒有用的資訊。

抓出偷走你時間的小偷,並試著解決,才不會進公司浪費了一天的時間,卻什麼都沒有完成!

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文章來源 / Entrepreneur
製圖 / 譚采文