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一定要學!5個PowerPoint小訣竅,讓你做簡報又快又專業

2019-11-12 17:57:36
Managertoday
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「如何讓文字的間距更緊密?」「文字要怎麼圖解化?」「為什麼簡報檔拿到別台電腦播放時,字體設定就跑掉?」……有時候,你的簡報不好看、不厲害,也可能跟你不太會使用簡報軟體有關。接下來以普及度最廣的簡報軟體PowerPoint為例,示範幾個操作小訣竅,有助於提升你製作投影片的功力。

「如何讓文字的間距更緊密?」「文字要怎麼圖解化?」「為什麼簡報檔拿到別台電腦播放時,字體設定就跑掉?」……有時候,你的簡報不好看、不厲害,也可能跟你不太會使用簡報軟體有關。接下來以普及度最廣的簡報軟體PowerPoint為例,示範幾個操作小訣竅,有助於提升你製作投影片的功力。

1.母片:統一調整版型和字體

想讓每張投影片的標題、內文、頁碼都在固定位置,或是想在每頁加上公司標誌,除了一張張複製貼上之外,你還有更省事的辦法:在母片上修改。

母片就像是投影片的基礎版型,可以統一調整版面配置,再回到標準頁面做套用即可。

圖說明

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2.SmartArt:把文字圖形化

圖片和影像總是比一大片文字的效果來得好。不會自己圖解訊息沒關係,可以參考PowerPoint內建的圖框SmartArt,包含清單、流程圖、循環圖、矩陣圖、金字塔等形式,可以把條列式文字「圖形化」,讓訊息變得更容易理解。

圖說明

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3.間距:調整文字緊密程度

文字之間的距離會影響內容的閱讀和理解。當兩行文字靠得較緊,就會被認為是一組,必須整體看完;如果每行文字間的距離相等,就會被視為獨立的項目。

其中,「間距」是把黑點視為一個項目,調整兩個項目間的距離「行距」則是將每行視為一個項目,調整各行間的距離。

圖說明

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4.壓縮裁剪:縮小圖檔、呈現重點區塊

在投影片插入大量圖片時,檔案很容易變得過大。你可以透過「壓縮圖片」的功能,選擇你想要的用途(列印、螢幕、寄送),或是直接「裁剪圖片」,以降低圖檔的儲存空間,並縮短傳送時間。

圖說明

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5.內嵌字型:字體不亂跑

雖然你在投影片裡使用了特殊的字型,但是卻無法在不同的電腦上顯示,通通變成新細明體文字,難免讓你覺得可惜。
其實,只要在存檔時多做一步,把字型嵌入檔案中,無論去到哪裡做簡報,檔案裡的漂亮字型就都可以完整呈現。

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