Managertoday 經理人

做報告、寫文件必備的8個Word小技巧!想提高工作效率,就靠它們了

2019-11-22 03:43:32
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-S8hnJDBhknA/Vyr8N5oYeaI/AAAAAAACYOk/xEc5YiV_EcYnJTyhz7GXjvzt6HIcAAgPQCKgB/s1280/pixabay_typing.jpg
1. 內嵌字型:換台電腦,字型也不會跑掉有時我們會使用特殊字型,以致用其他電腦開啟文件時,字體無法顯示。其實,Word 設有「內嵌字型」的功能,在任何

1. 內嵌字型:換台電腦,字型也不會跑掉

有時我們會使用特殊字型,以致用其他電腦開啟文件時,字體無法顯示。其實,Word 設有「內嵌字型」的功能,在任何電腦打開檔案、列印都能保留原來的字型樣式喔!

圖說明
❶ 進入「檔案」中的「選項」。

圖說明
❷ 點進「儲存」的頁面,將「在檔案內嵌字型」「只嵌入文件中使用的字元」「不要內嵌一般系統字型」3個項目打勾即可。

2. 數據更新:讓Word和Excel的報表連動

做報告時,我們時常會需要部分的 Excel 報表數據貼在 Word 中。但是,許多 Excel 程式計算的數據只要一更動,所有數值也會隨之改變。過去我們還得將 Word 打開一個個比對、修改。不必這麼麻煩了,Word 有個功能可以幫你自動更新 Excel 的數據。

圖說明
❶ 在 Excel 中,將要取用的數據表格複製起來。在 Word 中,在要貼上 Excel 表格的地方按滑鼠右鍵,在「貼上選項」選擇「連結並保持來源格式設定」。

圖說明
❷ 一旦 Excel 中的數據更動,只要在 Word 中,對著先前貼上的表格按右鍵,選擇「更新連結」,數據就會隨著 Excel 的改變更新了。

3. 文字排序:按照名字筆劃排列資料

製作名冊、賓客名單,為了能加快翻找的速度,常需要以姓名筆劃排序。此時,Word 的排序功能就能替你自動排列。

圖說明
❶ 將要排序的文字全選起來,點擊上方工具列的「排序符號 」。
❷ 在第一階的類型選項中,選擇「筆劃」,再按確定就完成了。資料也可以按照數字大小、日期前後、注音符號的順序排列。

4. 壓縮檔案:不再出現「檔案過大無法傳送」

當文件使用的圖片太多、或圖片檔案太大時,使整個檔案過大,往往會超過 e-mail 附件的檔案大小,無法傳輸給他人。其實,在存檔時可以先壓縮圖片品質,將檔案縮小,再儲存文件,就能解決上述困擾。

圖說明
❶ 儲存文件時,在儲存介面下方點選「工具」,選擇「壓縮圖片」。

圖說明
❷ 接著,會出現壓縮圖片品質的選項。「列印(220ppi)」是縮壓幅度最小,檔案較大;而「使用文件解析度」的壓縮幅度最多,圖片品質差,但檔案所占空間最少。

5. 設定縮寫:常用的字串,不用反覆輸入

很多時候需要輸入的字詞很長,像是圖例中的公司全名。為了縮短打字時間,透過「自動校訂」的功能,只要輸入縮寫,系統就會自動代換成全稱。

圖說明
❶ 進入「檔案」中的「選項」。

圖說明
❷ 在「校訂」頁面中,點選「自動校正選項」。
❸ 在「取代」下方的欄位打上縮寫,在「成為」的欄位中打上全名,按下新增和確定。以後只要輸入縮寫,按下 Enter 鍵,就自動會跳出全名了。

6. 比較文件:修改過的文件,和原本差在哪?

比對出兩份雷同文件的差異,像是寫好的新聞稿呈上給老闆,收到老闆回覆的新聞稿,想知道有無異動,可以利用「校閱」中的「比較」功能,快速標示出文件被改動的地方。

圖說明
❶ 在「校閱」工具欄中,選擇「比較」的功能。
❷ 分別把原始文件與修訂後的文件,放入系統指定的欄位,按下確定。

圖說明
❸ 系統會跳出 3 個直欄畫面,右上是原始文件,右下是修訂後的文件;中間是涵蓋原始和修訂後的文件樣貌;而左欄則是修訂文件的作者做了哪些修改動作。

7. 複製格式:將不同文字修改成相同格式

將設定好的文字格式,直接讓另一段文字使用,而不用重新調整。

圖說明
❶ 把游標移放到要複製格式的文字上,以例子來說就是「熟記句型、複製貼上」。

圖說明
❷ 接著,按下「常用」工具欄中的「複製格式」圖樣(油漆刷子)。
❸ 將要置換格式的文字反黑起來,如例中「每天上班…」這一句話,就完成了。

8. 螢幕截圖:輕鬆將網路頁面插入文件中

在網路上看到適合的圖表,想要放在 Word 文件裡,通常我們會用鍵盤上的 Print Screen 鍵(螢幕擷取),先將網頁截圖,再開啟繪圖程式編輯,最後再回到 Word 頁面插入圖片。然而,步驟不用這麼繁瑣,Word 其實就有內建「直接擷取螢幕畫面」的工具!

圖說明
❶ 選取「插入」工具欄中的「螢幕擷取畫面」,再點擊「畫面剪輯」。

圖說明
❷ 這時,會自動跳到網路瀏覽器(或其他應用程式)的畫面,游標會呈現十字狀。按著滑鼠左鍵拖曳,框出你要擷取的畫面後鬆開滑鼠。擷取畫面就會出現在 Word 當中了。

延伸閱讀 /

1. 人人都該學Word的「合併列印」!大量發通知、印收據、寄報表,用它最省時

2. Word超實用的功能:沒存檔的文件,當機後可以靠3招救回來!

製圖 / 楊婷宇