1. 內嵌字型：換台電腦，字型也不會跑掉

有時我們會使用特殊字型，以致用其他電腦開啟文件時，字體無法顯示。其實，Word 設有「內嵌字型」的功能，在任何電腦打開檔案、列印都能保留原來的字型樣式喔！

❶ 進入「檔案」中的「選項」。

❷ 點進「儲存」的頁面，將「在檔案內嵌字型」「只嵌入文件中使用的字元」「不要內嵌一般系統字型」3個項目打勾即可。

2. 數據更新：讓Word和Excel的報表連動

做報告時，我們時常會需要部分的 Excel 報表數據貼在 Word 中。但是，許多 Excel 程式計算的數據只要一更動，所有數值也會隨之改變。過去我們還得將 Word 打開一個個比對、修改。不必這麼麻煩了，Word 有個功能可以幫你自動更新 Excel 的數據。

❶ 在 Excel 中，將要取用的數據表格複製起來。在 Word 中，在要貼上 Excel 表格的地方按滑鼠右鍵，在「貼上選項」選擇「連結並保持來源格式設定」。

❷ 一旦 Excel 中的數據更動，只要在 Word 中，對著先前貼上的表格按右鍵，選擇「更新連結」，數據就會隨著 Excel 的改變更新了。

3. 文字排序：按照名字筆劃排列資料

製作名冊、賓客名單，為了能加快翻找的速度，常需要以姓名筆劃排序。此時，Word 的排序功能就能替你自動排列。

❶ 將要排序的文字全選起來，點擊上方工具列的「排序符號 」。
❷ 在第一階的類型選項中，選擇「筆劃」，再按確定就完成了。資料也可以按照數字大小、日期前後、注音符號的順序排列。

4. 壓縮檔案：不再出現「檔案過大無法傳送」

當文件使用的圖片太多、或圖片檔案太大時，使整個檔案過大，往往會超過 e-mail 附件的檔案大小，無法傳輸給他人。其實，在存檔時可以先壓縮圖片品質，將檔案縮小，再儲存文件，就能解決上述困擾。

❶ 儲存文件時，在儲存介面下方點選「工具」，選擇「壓縮圖片」。

❷ 接著，會出現壓縮圖片品質的選項。「列印（220ppi）」是縮壓幅度最小，檔案較大；而「使用文件解析度」的壓縮幅度最多，圖片品質差，但檔案所占空間最少。

5. 設定縮寫：常用的字串，不用反覆輸入

很多時候需要輸入的字詞很長，像是圖例中的公司全名。為了縮短打字時間，透過「自動校訂」的功能，只要輸入縮寫，系統就會自動代換成全稱。

❶ 進入「檔案」中的「選項」。

❷ 在「校訂」頁面中，點選「自動校正選項」。
❸ 在「取代」下方的欄位打上縮寫，在「成為」的欄位中打上全名，按下新增和確定。以後只要輸入縮寫，按下 Enter 鍵，就自動會跳出全名了。

6. 比較文件：修改過的文件，和原本差在哪？

比對出兩份雷同文件的差異，像是寫好的新聞稿呈上給老闆，收到老闆回覆的新聞稿，想知道有無異動，可以利用「校閱」中的「比較」功能，快速標示出文件被改動的地方。

❶ 在「校閱」工具欄中，選擇「比較」的功能。
❷ 分別把原始文件與修訂後的文件，放入系統指定的欄位，按下確定。

❸ 系統會跳出 3 個直欄畫面，右上是原始文件，右下是修訂後的文件；中間是涵蓋原始和修訂後的文件樣貌；而左欄則是修訂文件的作者做了哪些修改動作。

7. 複製格式：將不同文字修改成相同格式

將設定好的文字格式，直接讓另一段文字使用，而不用重新調整。

❶ 把游標移放到要複製格式的文字上，以例子來說就是「熟記句型、複製貼上」。

❷ 接著，按下「常用」工具欄中的「複製格式」圖樣（油漆刷子）。
❸ 將要置換格式的文字反黑起來，如例中「每天上班…」這一句話，就完成了。

8. 螢幕截圖：輕鬆將網路頁面插入文件中

在網路上看到適合的圖表，想要放在 Word 文件裡，通常我們會用鍵盤上的 Print Screen 鍵（螢幕擷取），先將網頁截圖，再開啟繪圖程式編輯，最後再回到 Word 頁面插入圖片。然而，步驟不用這麼繁瑣，Word 其實就有內建「直接擷取螢幕畫面」的工具！

❶ 選取「插入」工具欄中的「螢幕擷取畫面」，再點擊「畫面剪輯」。

❷ 這時，會自動跳到網路瀏覽器（或其他應用程式）的畫面，游標會呈現十字狀。按著滑鼠左鍵拖曳，框出你要擷取的畫面後鬆開滑鼠。擷取畫面就會出現在 Word 當中了。

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製圖 / 楊婷宇