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把思緒「分類」就能有效解決問題,讓大腦不再渾沌的5種方法

2019-11-12 18:21:38
Managertoday
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身處在資訊爆炸的21世紀,我們必須要擁有「簡化」與「整理」問題的能力。不懂得整理現況的領導者,只會讓部屬一起陷入混亂。如果你符合下面任何一種狀態,都代

身處在資訊爆炸的21世紀,我們必須要擁有「簡化」與「整理」問題的能力。不懂得整理現況的領導者,只會讓部屬一起陷入混亂。

如果你符合下面任何一種狀態,都代表你可能陷入「思考代謝不良」的狀態。一旦資訊過多、思考過度,都會影響決策,做出不切實際、不符合效益的決定。

□ 每天花很多時間在列To Do List
□ 很在乎道理和合理性
□ 沒有做好100%準備,就不會採取行動
□ 太執著自己的做法與主張
□ 總是太在意他人眼光
□ 每次上網搜尋都花太多時間
□ 不擅長簡潔敘述事情

蘋果創辦人史帝夫.賈伯斯(Steve Jobs)曾說:「單純有時比複雜更難做到,因為你必須非常努力地整理思考,但這絕對是值得的,因為只要能做到這一點,連山都能移動。」

《解決問題的特效藥:分類思考法》提出一種「整理頭腦的方法」,就像我們幫衣服換季,會把衣服分成「要穿的」與「不穿的」兩堆一樣,只要將腦子裡所有選項進行「分類」,就能有效地解決問題。

「分類思考法」有助於我們轉換觀點,讓自己跳脫混沌情形,再度釐清頭緒,但請記住,在運用此思考法時,一定要拿張白紙,將腦中的想法手寫出來,才能真正達到效果。

1. 目標設定:用「質」「量」分類

我們會在車上裝導航系統,就是希望它能帶我們順利抵達目的地。同樣地,我們也不想跟隨目標不明確的管理階層。

在目標設定時,要明確分辨「質」與「量」,質的目標稱為「定性目標」,範圍較廣,以中長期目標為主,通常說起來較抽象;量的目標稱作「定量目標」,是以數據呈現的短期目標。

以企業目標來說,「成為求職者中的幸福企業」即是定性目標,而「在2020年達到營業額1000萬」則是定量目標。若管理階層在對下屬說明目標時,能從質與量設定,會讓部屬對未來更具想像性,也較能採取行動達成目標。

2. 鎖定目標:確認「目的」與「手段」

一旦我們確定目標,就會開始投入心力執行,但有時結果卻不如預期,甚至會無疾而終。有些人為了健康開始跑步,迷上馬拉松後,在意的點卻變成「跑步成績」,因此對自己嚴格訓練,最後反而弄壞了身體。

像這種本末倒置的情況不在少數,問題出在「目的與手段顛倒」,這時我們必須先暫停腳步,確認自己「原本的目的是什麼?」「為達成該目的的手段又是什麼?」才不會偏離目標。

3. 不再原地踏步:找出「原因」與「對策」

運動選手在訓練階段一定都會有低潮,一旦遇上,大家的做法幾乎都是投入更多心力練習,認為「只要再努力一點,就會有成果了」,但一流的選手卻不是如此,他們會思考「為什麼」。

為什麼以前的方法行不通了?找出問題癥結,再依據原因思考對策,就能產生不一樣的結果。

網球明星羅傑.費德勒(Roger Federer)幾年前曾陷入低潮,加上也已達一般球星的退休年紀,大家都猜測他應該會急流勇退,但他卻在換了一把球拍後,又再度重返網壇,繼續寫下傳奇。

一流與二流選手的差異,除了才能與努力外,就是「思考法」的不同了。

4. 預防離題:分辨「客觀事實」與「個人意見」

部門開會時常淪為意見發表,各方建議此起彼落,但討論了半天,卻沒有結果。

若是主持人在會議開始時,將這次討論主題寫下,並將白板分成兩塊:「客觀資訊(事實)」與「意見」,如此一來,與會者能更容易想出有事實依據且實用性高的點子,也能有效預防離題的發想。

5. 捨棄的藝術

上述思考法都是在發想解決方法,最後一個方法是教你如何「選擇」。

在發想階段,我們一定會想出許多方案,這時,依序列出每個參考選項,並將其具代表性的內容點列(各選項數量要一致),分為優點與缺點,再一一評價。

給分標準分為6等級:「非常好」(3分)、「還好」(2分)、「雖然好但不太重要」(1分)、「雖然差但不太重要」(-1分)、「稍微差」(-2分)、「非常差」(-3分),將各選項的分數加總起來,就能知道該怎麼做了。