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辦公桌整理術!6大招術+5大原則,找回乾淨寬敞的辦公環境

2019-12-07 14:15:37
Managertoday
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辦公環境太亂,影響到你的工作效率?臨時要開會,卻一時找不到那份重要的文件?想好好整理,但又覺得東西很多很雜,不知從何處下手? 其實,整理沒有那麼難,使用這 6 大招術!還給自己一個乾淨又寬敞的辦公環

辦公環境太亂,影響到你的工作效率?臨時要開會,卻一時找不到那份重要的文件?想好好整理,但又覺得東西很多很雜,不知從何處下手?

其實,整理沒有那麼難,使用這 6 大招術!還給自己一個乾淨又寬敞的辦公環境,開心工作之餘,更能提升工作效率,火力全開!

招數 1:常用的才放桌上

「常用的才放桌上,不常用的通通收起來,更不常用的就要考慮丟掉」,這是辦公桌面整理收納的重點,也是讓工作順暢的主要關鍵。

有些人習慣把各種筆往桌上的筆筒裡塞,以為這樣集中起來就可以了,但是這樣要用筆時反而得翻來找去地很不方便。其實筆筒裡只要放幾支習慣用的、好寫的筆就夠了,比較少用的麥克筆、螢光筆等等就收在抽屜裡,至於像不好寫的筆或是快用完的鉛筆就直接丟掉,這樣筆筒就會看起來很清爽,真的要使用時也會很方便。

招數 2:依習慣擺放,使用後歸位

電話、筆、紙張、待辦文件,這些常會用的桌上物品,要依使用習慣固定放在自己熟悉的位置,並在使用後放回原位。

舉例來講,如果便條紙是固定放在電話旁邊,一旦有需要可以很輕鬆地找到紙來記錄事情,而不會手忙腳亂浪費時間,這會讓你工作起來感覺更俐落。

招數 3:雜物愈快處理掉愈好

許多專家都認為,辦公桌附近一定要放個垃圾桶,因為像過期的文件、難寫的原子筆,這種多餘無用的東西是簡潔辦公桌的大敵,愈快處理掉愈好,但如果丟東西很不方便,耽擱一下就很容易忘記要做這件事。

在辦公桌附近放個垃圾桶,可以讓人很輕鬆就可以把該丟的東西丟掉,不會累積無用之物。

招數 4:線路也要整理

如果辦公桌上或桌下有很多電源線或連接線,不僅看起來不整齊清爽,有時候不小心卡住了也會妨礙工作進行。如果可以利用一些無線式的器材如無線滑鼠、無線鍵盤等等,並利用電線收納器來整理各種配線,即可以避免這方面的問題。

招數 5:善用隔牆、桌下的空間

桌下、隔牆部分可以多加利用。例如在辦公桌底下放個收納箱,就可以把一些待整理的東西和雜物先放在裡面,而不會占用桌面或抽屜的空間。或是在隔牆上懸掛一個衛生紙盒,要抽取衛生紙就很方便。

招數 6:Memo 集中貼在正前方

製作一個張貼 Memo 的地方。Memo 如果東貼一張、西貼一張,不僅不美觀,而且要看的時候要東張西望也不方便。最好在辦公桌正前方留個空間做為貼 Memo 的地方,一眼看去就會很清楚。

接下來,掌握以下這 5 點原則,讓你的辦工作看起來更寬敞,更有秩序!

原則 1. 要有空間感

一般辦公桌的空間大致可分為電腦相關器材的區域、文書作業的區域及收納儲藏的區域,這3個區域的作用不同,而且個人的使用習慣也不同,所以要有不同的整理和清理方式。

辦公桌不是只有平面,而是一個立體的空間,可以**儘量向上或向下找尋可用的空間。 **

原則 2. 訂出個人整理計畫

辦公桌的整理最好能擬定一些必須遵守的原則,例如電腦鍵盤不用要收起來、便條紙上的事項處理完就丟掉等等,如此能提升整理的效率和動力。

最好要培養固定整理辦公桌的習慣,比如每天下班前把桌面恢復原狀,或是每月擇訂一個固定的日子(例如每個月的最後一天),把所有的抽屜、文件做一次完整的整理,如果有這樣的習慣,要打造整潔的辦公桌絕對沒有問題。

原則 3. 用顏色管理

用顏色的差異來管理文件是一種很好的分類方式,但是要注意不要有太多種色系混雜,因為太花俏可能會影響整齊感,甚至增加尋找文件的時間,也會無法定下心來工作。

原則 4. 活用收納小物

懂得善用一些小道具,可以讓收納更有效率。例如廚房流理台用來放湯匙、筷子的淺收納格,就可以拿來放筆、尺、釘書機等文具,取用也很簡單方便。或是像50元商店賣的塑膠盒、透明夾,甚至是空的名片盒等等,都可以用來整理和存放文件、辦公用品。

原則 5. 使用後物歸原位

有些人不是沒有整理,但是為什麼辦公桌老是亂亂的?最主要的原因就是沒有物歸原位。如果養成東西使用完畢就放回原位的習慣,整理的效果才能維繫。

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圖片來源 / pixabay