就要進辦公室對著全公司同事做簡報了，重要的資料卻怎麼也找不到，明明昨天還在桌上看到的啊！

我們都過這樣的經驗：望著雜亂的桌面興嘆，下決心動手整理，卻只維持了兩天，不到一星期又被打回原形。《THE 21》採訪在日本有「收納王子」之稱的小島弘章，談整理辦公空間的訣竅：

1.整理的起點是「拿出物品」，而不是把東西收起來

不懂收納的辦公室都有一個明顯的特徵，總是把用不到的東西收起來，會用到的東西攤出來，導致找不到的東西愈來愈多，連帶拖垮工作效率。

「用來找東西的時間，是人生最大的浪費。」小島解釋，多數人都誤以為整理就是把東西收起來，但是這正是花了很多功夫收拾，卻都沒什麼效果的主因。

相反地，真正有效的整理，第一步就是清空書架和抽屜，拿出所有東西；接下來，要將物品分類，篩選出用不著的東西。

2.「現在」用不到的東西，就要果斷丟棄

物品取捨的標準，最好只問「現在是不是會用到」，用不到就淘汰；不能只看「需要與否」，否則還是會留下一些「有可能會用到」的東西。最後剩下來的會用到的東西，才放進收納空間裡。

如果分類後的物品，有些還是捨不得馬上丟掉，小島建議，你可以給自己一個猶豫期，把這些東西放在辦公室裡最顯眼的地方，比如說茶水間的空桌上，或是客人來訪時會看到的地方。相信過不了多久，你就會自己覺得礙眼而清理掉了。

為了強調辦公室整理的重要性，小島做了這樣的譬喻：一般辦公室用於收納物品的空間，大約占樓地板面積的20%，如果收納的都是些用不到的東西，等於白白浪費20%的辦公室租金，「從這個角度想，是不是就覺得收著用不到的東西，後果比你想得還嚴重？」

3.收納辦公物品時，要考慮取用的動線

只留下有用的物品之後，在收納時，還要考慮到取用的動線。例如，置物櫃裡的東西最好和鄰近座位同事的工作內容相關，減少每個人的移動距離。

另一個重點是，公用抽屜裡常會放很多一樣的東西，像是多台筆記型電腦、滑鼠和變壓器，透過替這些物品編號，比如1號筆電，要搭配1號滑鼠和1號變壓器，取用時就能一次拿對。

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（本文整理自2015.10《THE 21》封面故事）

圖片來源 / Graham Brenna via flickr, CC licensed